Секретарь - доверенное лицо руководителя

Профессия секретаря на сегодняшний день - одна из наиболее востребованных. Сейчас нужны и координаторы, и делопроизводители, и администраторы, и операторы, и консультанты, и переводчики, и референты, и инспектора. Где

Профессия секретаря на сегодняшний день - одна из наиболее востребованных. Сейчас нужны и координаторы, и делопроизводители, и администраторы, и операторы, и консультанты, и переводчики, и референты, и инспектора. Где они только ни работают: в приемной руководителя, на reception, в клинике, торговом зале, салоне красоты. Перефразируя известное детское стихотворение, секретари разные нужны, секретари разные важны. Американская кинозвезда Джейн Фонда однажды сказала: «Офис может работать без шефа, но не без секретаря».

Первый человек, с которым приходится сталкиваться, входя в служебное помещение, - это секретарь. Впечатление от фирмы в целом часто зависит именно от его работы и даже внешнего вида. На первый взгляд обязанности этого сотрудника абсолютно несложные, но профессиональный, организованный, ответственный и пунктуальный секретарь приятной наружности ценится на вес золота! Поэтому и зарплатная вилка здесь довольно высока - от 200 до 2000 долларов. К сожалению, если единственным вашим капиталом является незаурядная внешность, на объявленную вакансию вряд ли сразу возьмут.

Что же все-таки нужно, чтобы претендовать на должность секретаря?

Прежде всего - специальное образование. В свое время были очень престижны курсы машинописи при Министерстве иностранных дел, после окончания которых выпускники получали работу в посольствах разных стран мира. Сегодня тоже насчитывается великое множество курсов и учебных заведений, готовящих секретарей. Естественно, работодателя устроит и любое высшее или неоконченное высшее образование (лучше, конечно, по профилю данного учреждения).

Как правило, в роли секретарей начинают свою трудовую деятельность студенты вечерних и заочных вузов. Но это довольно демократичная профессия в отношении возраста, хотя ограничения здесь все же есть: до 30 лет (в основном cекретарь-администратор, на reception), до 40 (помощник руководителя), до 55 лет (оператор на телефоне). Следует заметить, что работа секретаря почему-то считается сугубо женской, хотя 40 % работодателей все равно, какого пола будет его помощник (мужчины в основном занимают должность помощника руководителя).

Крупные компании часто имеют в своем штате двух секретарей: делопроизводителя (женщину) и координатора, помощника руководителя (мужчину). Карьерная лестница здесь выглядит так:

- просто секретарь, отвечающий на телефонные звонки, разбирающий почту и ведущий документацию;

- cекретарь-референт, который взаимодействует непосредственно с руководителем, составляет график его рабочего дня, готовит необходимую информацию, контролирует выполнение сотрудниками заданий, занимается организацией командировок, переговоров, совещаний, презентаций.

В иностранных фирмах или компаниях, связанных с международной деятельностью, это может быть и референт-переводчик.

Высшим звеном являются офис-менеджеры и руководители секретариата, которые обеспечивают бесперебойную деятельность офиса и решают административные вопросы.

Просто секретарю нужно хорошо знать делопроизводство, быть грамотным пользователем ПК, уметь обращаться с оргтехникой. Референтам этого явно недостаточно. Ко всему прочему присоединяется владение одним или двумя иностранными языками, скоростная машинопись. Без высшего образования тут явно не обойтись! В моей практике были случаи, когда толковые референты довольно быстро становились исполнительными директорами. Так что все в ваших силах. Если вы не намерены засиживаться в секретарях, то перспективы для роста здесь неограниченные, причем работа с начальником - это уже огромная практика руководства, за которую еще и платят. «Работать в непосредственном контакте с таким выдающимся человеком уже само по себе было огромное счастье. У него было чему поучиться», - сказал мне как-то бывший секретарь директора одного НИИ, ныне академик.

Помимо профессиональных качеств секретарская должность довольно сложна в психологическом плане. И прежде чем претендовать на подобную вакансию, стоит проанализировать, какие черты характера вам присущи. Приветствуется коммуникабельность (в пределах разумного), дипломатичность, умение хранить секреты (не только служебные, но и личного характера), исполнительность и даже умение подчиняться. Если вы любите независимость, то рано или поздно это негативно скажется на работе. Может, не имеет смысла ломать себя, ежедневно взаимодействуя с человеком, наделенным властью? Будущему секретарю необходимо понять: шеф - живой человек и ничто человеческое ему не чуждо. Здесь ценится умение простить и понять, не принимать обиды на свой личный счет, все свои усилия направлять в интересах дела. Если виноваты - исправьтесь, если шеф был несправедлив - поверьте, что он умен и сам разберется в этом.

Ваша задача - помочь начальнику сделать его работу эффективной. Не надейтесь на свою гениальную память - все, абсолютно все записывайте. Не дожидайтесь указаний шефа по самым незначительным вопросам, старайтесь самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции. Находясь в приемной, не делайте вид, что не заметили входящего или очень заняты и не слышите его! В каком бы вы ни были настроении, вежливо и заинтересованно отвечайте по телефону. Президент одной очень крупной компании имел привычку периодически обзванивать всех секретарей, дабы лично убедится в их корректности. Это объясняется тем, что когда-то недружелюбный ответ бывшего секретаря стоил фирме крупного контракта… Оградите шефа от ненужных посетителей и звонков, если необходимо, решите его бытовые проблемы. Как говорил Малкольм Болдридж, хорошая секретарша экономит своему начальнику больше времени, чем служебный сверхзвуковой самолет.

Есть ли у вас организаторские способности? Увы, тут тоже все не так просто: от вас не должна укрыться ни одна мелочь. К примеру, при организации совещания для каждого его участника требуется подготовить нужные документы, проверить не только наличие бумаги и авторучек, но и количество стульев или кресел, а также свежего воздуха в помещении. Как-то один руководитель-самодур вошел в зал заседаний, когда совещание уже практически заканчивалось, и с возмущением заявил: «Как тут отвратительно пахнет!» Секретарь не удержался и ответил: «До вашего прихода такого безобразия не было». Слава богу, шеф мог слушать только себя, а то бы его помощнику крупно досталось.

Постарайтесь с первого же дня произвести благоприятное впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев. Найдите общий язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже их достоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у него совета - и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем совсем необязательно это женщина). Старайтесь контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог выступать на той или иной стороне конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции. Вы - за мир во всем офисе и за эффективную организацию труда!

Во многих объявлениях о вакансиях секретарей упоминается такое качество, как стрессоустойчивость. Это очень важно. К сожалению, довольно часто приходится видеть, как секретарши выходят из кабинетов своих начальников с глазами, полными слез.

Часто выводят из себя докучающие посетители или клиенты, которые хотят общаться только с руководством. Найдите свой способ быстро успокаиваться и не принимать обидные слова близко к сердцу. В одном офисе я наблюдала, как референт после нелегкого разговора крутил в руках китайские металлические шарики для медитации. Помните: когда нас бьют, мы от этого только крепчаем. В следующий раз заявление подобного рода не вызовет столь бурной реакции, уверяю вас. Хотя лучше не повторять уже совершенных ошибок. Помимо работы у вас обязательно должны быть и другие, непременно приятные занятия: к примеру, аэробика, катание на сноуборде, курсы вождения автомобиля, икебана или бисероплетение. Не зацикливайтесь на службе. Вы должны иметь здоровый и приветливый вид всегда, чтобы ни произошло.

Кстати, о внешности. Как писал небезызвестный Cирил Норткот Паркинсон: «Серьезный консультант мгновенно определяет достоинства учреждения по внешнему виду работающих там женщин. Если управляющий не способен найти себе привлекательную секретаршу, он наверняка ни на что не способен». Ведь приятная наружность - одно из должностных требований вакансии секретаря. Это не значит, что нужно принести сертификат соответствия мировым стандартам красоты или справку о том, что вы выступали на конкурсе «Мисс Вселенная» и заняли там одно из первых мест. Отнюдь нет. Хороший внешний вид - это прежде всего чистота и аккуратность. Обязательно повесьте в свой рабочий шкафчик сменный костюм и свежую блузку, а также всегда имейте запасную обувь и непременно колготки! Предусмотрительность никогда не помешает. Пятно кофе на одежде или дырка на чулке могут испортить не только настроение, но и впечатление об офисе. Секретарь всегда на виду. Тщательно подбирайте свой гардероб: лучше три дорогих строгих немнущихся костюма, чем тридцать три вычурные вещи кричащей расцветки, купленные на ближайшем рынке по сходной цене.

Даже если у вас мало одежды, старайтесь чередовать ее каждый день. Отдавайте предпочтение однотонным изделиям, тщательно подберите аксессуары (например, трехцветный шейный платок). Не обвешивайте себя как новогоднюю елку - максимально допустимы только три украшения вместе! Ни в коем случае не носите символ веры или кулон на тонкой цепочке поверх одежды (особенно шерстяной), это не принято. Секретарю необходима удобная строгая обувь на небольшом каблуке и сдержанный макияж. Чтобы подчеркнуть деловой вид, смените дамскую сумочку на атташе-кейс. Позаботьтесь и о фирменных деловых канцелярских принадлежностях, таких как ежедневник, ручка, калькулятор. Наше естественное желание нравиться не должно выходить за рамки должностных обязанностей, потому что, как писал один польский журнал, девушки, которые знают орфографию действительно хорошо, не носят слишком коротких юбок.

И еще о перешедшей уже в анекдоты так называемой секретарской доступности. Исследователи данной проблемы заметили, что большинство сексуальных домогательств совершено по вине самой жертвы. Не провоцируйте руководителя своим поведением (расслабленные позы, томные взгляды, нога на ногу), одеждой (неуместные вырезы, короткие юбки, обтягивающие брюки), словами (пошлости, намеки, имеющие двойной смысл, вульгарность). Берегите свое достоинство и репутацию. Карьеры в постели начальника никогда не сделаешь…

Только в случае крайней необходимости говорите с шефом о личном, решительно отметайте все приглашения, не связанные с работой. Пусть ваш начальник прямо или косвенно знает, что за вас есть кому заступиться. Вы не должны допускать даже мыслей о связи с начальником. Если же получилась какая-либо неловкая, даже двусмысленная ситуация - отделайтесь шуткой. Смех разряжает обстановку. И твердо запомните: ваше предназначение в другом, вы secretarius, что в переводе означает «доверенное лицо».

Елена ИШУТИНА