Психологические аспекты при выборе секретарей

Работа секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду «штабного персонала», имеет важное значение для организаций. Если проследить тенденции развития самых различных фирм, компаний и

Работа секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду «штабного персонала», имеет важное значение для организаций. Если проследить тенденции развития самых различных фирм, компаний и т.п. в течение последнего столетия, то можно отметить, что количество обслуживающего персонала постоянно росло. Это относилось в основном к зарубежным организациям. Следует отметить, что такое явление не расценивалось как простое раздувание штатов, поскольку эффективно работающая организация требует сведения к минимуму денежных издержек и полной загрузки всех участников трудового процесса.

В этом отношении показателен опыт американских компаний. Владельцы самых различных компаний, используя четкий экономический расчет, говорили: «Мы не можем позволить себе роскошь, чтобы квалифицированный работник тратил время на то, что может сделать лицо, умеющее читать и писать. Иначе мы разоримся».

В современных развитых странах, а также в совместных российско-иностранных фирмах и новых коммерческих структурах серьезное значение придают подбору квалифицированных секретарей-референтов. Для их поиска используются различные методы.

Для определения психологических аспектов выбора секретарей-референтов прежде всего необходим психологический анализ их деятельности. Вкратце обозначим наиболее значимые из профессиональных важных качеств для секретарей референтов. К ним относятся:

а) развитый интеллект,

б) знание профессиональных особенностей данной профессии,

в) высокий уровень исполнительской дисциплины,

г) умение общаться с людьми,

д) наличие эмпатии,

е) соблюдение этических норм поведения,

ж) наличие общекультурных навыков поведения,

з) доброжелательное отношение к людям,

и) гибкий интеллект,

к) адекватное восприятие требований со стороны руководства.

Отсутствие вышеперечисленных качеств дает основание говорить о профессиональной непригодности к данному виду деятельности.

Обязательным для секретарей-референтов является выполнение должностных инструкций, включающих два блока работы:

а) по делопроизводству и б) по оперативной работе.

Для того чтобы ответить на поставленный в этой работе вопрос о психологических аспектах подбора секретарей-референтов, остановимся еще на вопросе, характеризующем требования самого руководителя современных фирм относительно того, каким должен быть секретарь-референт. Показательно, что эти требования далеко не всегда совпадают с профессионально важными качествами, предъявляемы-ми к данной профессии, которыми, в частности, пользуются в Центрах занятости населения или в фирмах по подбору персонала.

Требования современных руководителей новых структур укладываются в рамки определенной схемы относительно качеств, которыми должен обладать секретарь-референт. Среди них отмечались такие, как:

- четкое соблюдение требований, которые идут от самого руководителя,

- беспрекословная подчиненность руководителю.

- приверженность руководителю, хорошие личные контакты с руководителем.

- быстрота и качество выполняемой работы.

- владение машинописью, хорошая память, умение работать с документами,

- приятные внешние данные и т.п.

Одним из психологических аспектов деятельности секретарей-референтов является взаимная увязка его с работой руководителя.

Другим важным психологическим аспектом работы секретаря-референта является умение и желание общаться с людьми. Если у него не будет такой потребности и к тому же он не будет соблюдать общепринятые правила общения с клиентами, поставщиками и другими категориями людей, обращающихся в фирму, работу такого секретаря-референта нельзя будет оценивать как эффективную.

Секретарь-референт не имеет права, как и любой другой работник, приходить в фирму со своим «домашним» настроением.

Неуважительной манерой секретарей-референтов является распространенная привычка, сняв трубку телефона, продолжать с кем-то говорить, кто находится поблизости. Поэтому секретарям-референтам советуют не снимать трубку телефона до того момента, пока они заняты. Не допускается также при разговоре с клиентами по телефону грубость, вербальная агрессия, жаргонные выражения, а также проявление своего неудовольствия по поводу задаваемых им вопросов.

Отсутствие внешней и внутренней культуры у секретарей-референтов проявляется в нарушении общения с клиентами не только по телефону, но и «лицом к лицу» с ними.

Секретарь фирмы должен понимать, что он не является частным лицом, а представителем конкретной фирмы, чьи интересы должен поддерживать и отстаивать. Каждый секретарь-референт должен также четко осознавать, что он является непосредственным связующим звеном между руководителем фирмы и ее персоналом. Это обязывает секретаря нести ответственность за свое поведение, что также является психологическим аспектом его деятельности.

Служебное положение и статус секретаря как вспомогательного персонала не позволяет ему участвовать в принятии решений, но в реализации их он обязан активно участвовать и помогать в этой работе своему руководителю. В этой связи можно отметить еще другой психологический аспект в деятельности секретаря-референта как особого координирующего звена внутри самой фирмы. Этот аспект в деятельности секретаря-референта проявляется наиболее ярко, когда он применяет в своей работе наиболее эффективную стратегию в поведении – сотрудничество.

Установка на сотрудничество в работе секретаря-референта прямым образом связана с проявлением доброжелательности и проявлениям эмпатии по отношению к другим людям. В содержание термина «эмпатия» входит не только понимание состояния другого человека, оно гораздо шире. В содержание этого термина включается также представление того, что происходит внутри другого человека (руководителя, клиента и т.д.), как он переживает и к чему в данном конкретном случае стремится. Важно заметить при этом, что такой дар, как эмпатия, зависит от типологии человека, его личностных особенностей, а не является результатом научения.

Нельзя не отметить еще два важных психологических аспекта в деятельности секретаря-референта.

Это умение и желание работать с людьми, т.е. коммуникабельность и наличие высоких интеллектуальных характеристик мышления, к которым относится несколько параметров. Например, такие как легкая ориентировка в новых ситуациях, быстрое переключение с одного вопроса на другой, умение выделять главное в решаемом вопросе, нахождение выхода из трудных положений и др.

На основании данных о профессионально важных качествах секретаря-референта можно создать идеальную модель его деятельности.

Для практических целей отбора секретарей-референтов необходимым этапом является определение типологии их. Предваряющим этапом этой работы является ранжирование профессионально важных качеств для данной профессии. Наиболее приближенными к работе в реальной ситуации различных фирм выделяются следующие типы секретарей-референтов, которые могут быть востребованы той или иной фирмой. Приведем некоторые из них.

I тип. Хорошо знающий секретарское дело, имеющий развитый интеллект, а также хорошие профессиональные навыки, умеющий общаться с людьми, умеющий подчиняться руководителю, принимающий беспрекословно властную силу руководителя.

II тип. Человек покорный, уступчивый, исполнитель по натуре, четко выполняющий инструкции и указания руководителя.

III тип. Хороший исполнитель, аккуратный, четкий в исполнении поручений и инструкций, уважает статус руководителя и его личность.

IV тип. Имеет нормальный развитый интеллект. Привыкший в основном рассчитывать на свои силы, знания, умения, навыки. Работает четко, в общении с клиентами ровен, неагрессивен, выдерживает идущие со стороны отрицательные эмоции, не отвечая на них. Выполняет все указания руководства в срок и качественно.

V тип. Имеет нормальный интеллект, покладистый, терпеливый, понимающий, сдержанный, имеет разви-тые навыки и умения в работе, работает четко, размеренно, с посетителями ладит. Реалистичен.

VI тип. Очень покорный, легко подчиняемый, не дающий оснований своим поведением проявлять по отношению к нему агрессию со стороны руководителя и посетителей, хорошо знающий свое дело, четко выполняющий обязанности.

VII тип. Имеет хороший интеллект, хорошо знает дело, умеет самостоятельно работать, ладит с посетителями. Настроен на сотрудничество.

VIII тип. Имеет хороший интеллект, Знает свое дело, терпеливый, деликатный, уважающий руководителя со всеми его особенностями, уравновешен в общении с посетителями, самостоятельный в работе.

IX тип. Имеет нормальный интеллект, хорошо знает секретарское дело, энергичный, активный, доброжелательный, обладающий способностями лидера, хороший помощник и утешитель руководителя, самостоятельный, готов давать советы своему руководителю.

X тип. Имеет хороший интеллект, знающий свое дело, очень уверенный в себе человек, доминантный, имеющий высокую самооценку, жестко обращается с посетителями, по натуре лидер, имеет влияние на руководителя. Иногда проявляет волюнтаризм в оценках. Любит высказывать вое мнение, когда его не просят.

XI тип. Имеет хороший интеллект. Хорошо знающий свое дело, твердый в характере, самостоятельный, умеющий общаться, правильно оценивает посетителей, умеющий внушить руководителю то, что считает нужным, активно проявляет свою личность, самореализуется в работе. Упорный и настойчивый.

Описанные выше типы секретарей-референтов могут быть использованы для решения практических задач профессионального отбора этой категории персонала. Однако нельзя пренебрегать знанием того, что при выборе секретарей необходимо учитывать также личностные и поведенческие особенности самих руководителей фирм.

В целях избежания возможных ошибок при выборе секретарей-референтов одной из практических рекомендаций является принятие на эту должность лица, отвечающего требованиям данной профессии и обладающего профессионально важными качествами применительно к данному виду деятельности, с определенным испытательным сроком.

Другой практической рекомендацией при решении задачи выбора секретаря-референта для конкретной фирмы является необходимость самооценки руководителем своей личности и особенностей своего поведения. Несмотря на кажущуюся простоту этого требования, эта рекомендация важна, поскольку часто руководители фирм даже не задумываются над тем, что они делают что-либо не так, как нужно по отношению к подчиненным, включая штабной персонал. Любая фирма только выиграет в решении поставленных задач, если выбор секретаря-референта будет осуществляться при использовании знаний об их профессиональной пригодности и учете личностных и поведенческих характеристик этой категории персонала практическими психологами.