Что такое устные договоренности в бизнесе? Каково их значение? Последствия? Удобно это или нет, надежно ли? И почему, наконец, несмотря на все отрицательные стороны устных договоренностей, большая часть российских бизнесменов продолжают ими пользоваться?

Отвечать за слова

Под неформальными договоренностями понимаются договоренности и соглашения по вопросам бизнеса, заключенные людьми, ведущими бизнес. Такие договоренности могут достигаться как в процессе деловых встреч, так и в ходе частных бесед. Неформальные договоренности требуют исполнения — но не по закону, юридически, а по-человечески: просто потому, что за свои слова надо отвечать.

Как показывает международная практика, все важные и широко используемые договоренности (будь то устные или письменные) рано или поздно формализуются. Неформальные договоренности на пути к юридически оформленным и официально работающим соглашениям проходят несколько стадий.

Сначала договоренности появляются в устной форме. Зачастую они так и остаются в устной форме надолго. В таком случае устная договоренность — это «итоговый продукт» переговоров, после которого начинается деятельность — реализация этой договоренности. В других случаях устная договоренность — это предварительная стадия, на которой происходит согласование содержания будущего официального договора. Если стороны решают зафиксировать на бумаге соглашение достигнутое устно, то начинается следующая стадия.

На второй стадии соглашения записываются в произвольной форме. Полученная бумага — это внутренний документ, и она предназначена для исключительно узкого круга пользователей, как правило, только для тех, кто договаривался. Неформальная письменная договоренность на предприятии — один из самых секретных документов, и едва ли какая-нибудь компания соберется идти с ним в суд. Если обнародование этого документа не предполагается, зачем он создается? Какой смысл все прописывать, если никто этого не будет читать, кроме тех, кто это писал? Цель такого прописывания договоренностей — спасение от синдрома «девичьей памяти», когда одна из сторон начинает говорить: «Мы так не договаривались». В некоторых случаях стадия неформального прописывания опускается, и стороны от устной договоренности переходят сразу к третьей стадии — к формализации договоренности и приданию ей юридической силы.

Третья стадия — это стадия окончательной формализации. Соглашения и договоренности, сначала записанные в обычной неформальной манере, переводятся на юридический язык адвокатами сторон. Также договоренности могут быть записаны в юридически правильной форме сразу после устного согласования.

С переходом неформальных договоренностей на каждую последующую стадию связаны свои сложности.

Переход с первой стадии на вторую — это фиксация договоренностей. То есть превращение их из устных в письменные. Затруднения, которые здесь могут возникнуть, — это нежелание самих бизнесменов записывать свои отношения по причине того, что они хотят уйти от излишней бюрократии, избежать случайного попадания важных бумаг в чужие руки или считают себя с партнером слишком хорошими друзьями, чтобы прописывать взаимоотношения, что, как показывает практика, есть большая ошибка. Если хочется сохранить хорошие личные отношения, то нужно, наоборот, формализовать деловые отношения и не дать им перемешаться с личными.

Формализация договоренностей, то есть прописывание сфер ответственности, порядка принятия решений, регулирования текущих разногласий, необходима, но неприятна. Особенно это касается обсуждения вариантов поведения в различных случаях: досрочного прекращения договоренностей одной из сторон, несоблюдения договоренностей какой-то из сторон, объективного, не зависящего от сторон изменения ситуации и т. д., которое часто сопровождается высказанным вопросом одного из участников переговоров: «Ты что, мне не доверяешь?» или невысказанным предположением: «Наверное, он хочет меня кинуть. Иначе зачем адвокаты и такой подробный контракт?» Появление юристов — чужих людей, которые вынуждены «совать свой нос в чужие дела», регулируя отношения между сторонами, вызывает у ряда бизнесменов особое раздражение.

Устные договоренности в бизнесе, как и любые другие договоры, могут возникать в разных ситуациях и на разных этапах жизненного цикла предприятия. Принципиально отличаются друг от друга договоренности, возникшие при закладке предприятия и в процессе осуществления его деятельности.

Внутренняя кухня: договоренности с сотрудниками

В процессе деятельности предприятия многие действия инициируются не письменными инструкциями, а простыми устными указаниями: «принести отчет», «купить авиабилеты», «договориться с поставщиком о закупке 100 тонн сырья» и т. д.

В отношениях между руководством и сотрудниками практически все действия, которые подчиненные совершают по указанию начальства, не сопровождаются никаким документооборотом — иначе в бюрократии можно было бы попросту утонуть.

Другие, более сложные внутрифирменные мероприятия фиксируются в планах, бюджетах, сметах, инструкциях и т. д. Методы регулирования того, как соблюдаются внутрифирменные договоренности между сотрудниками и выполняются указания, — дисциплинарные и экономические: качество работы отражается на размере заработной платы, премии и прочих подобных поощрениях и санкциях.

Несколько труднее регулировать устные договоренности между руководством фирмы и сотрудниками относительно поощрения последних за выполнение тех или иных задач. Как правило, работодатель не предлагает, а сотрудник не настаивает на том, чтобы фиксировать в письменной форме обещания типа «вот только отчет сдадим — и будет тебе премия», «если будешь хорошо справляться — через годик мы тебя повысим». Сотрудник ждет обещанного поощрения, но не знает, когда именно. А начальством такие обещания забываются чаще и быстрее, чем подчиненными, и им зачастую нужно отдельное напоминание. Вот и получается, что, когда приходит срок, сотрудник считает, что его обманули, он все мрачнее день ото дня, а руководитель не понимает, что случилось.

Другая сложность состоит в разном толковании одного и того же, в недопонимании между коллегами или начальством и подчиненными в силу разного воспитания, социального положения. Под фразой «будешь хорошо справляться» подчиненный и босс понимают разные вещи, и то, что для подчиненного «хорошо», для босса может оказаться не совсем так или совсем не так.

Тем не менее внутри каждого предприятия всегда предполагается некоторый минимальный «уровень доверия» между коллегами, необходимый для ведения основной деятельности, в пределах которого заполнять документы не требуется и без которого фирма перестала бы вести работу и занялась бы исключительно оформлением бумажек.

Джентльмены верят на слово: договоренности с контрагентами

Часто некоторые договоренности с постоянными контрагентами на бумаге не фиксируются. Тому есть два основных типа-полюса причин: малозначимость и невозможность.

Первый — малозначимость — действует в случае, когда цена самого предмета договора невысока, то есть дешевле потерять предмет сделки, чем эту сделку подробно и юридически грамотно оформлять. Также зачастую не оформляются оговоренные устно текущие корректировки, если договор общего характера уже есть, но происходят отдельные изменения в деятельности: например, появляется новый порт отгрузки, меняются реквизиты поставщика, расширяется ассортимент продукции.

Невозможность записать некоторые договоренности возникает, если кто-то из договаривающихся сторон по закону в подобных официальных контрактах участвовать не имеет права. Другой случай невозможности формализации договора — при ведении части или всего бизнеса в «серой» области экономики, при действии сложных финансовых схем, бартере, взаимозачетах и т. д. Например, не имеет смысла записывать в нормальной юридической форме договоренность относительно того, что продукция — допустим, часы — закупается одной фирмой, А, по соответствующему договору. Оплата производится на счет другой фирмы, В, реквизиты которой будут предоставлены позже. Поставка должна осуществляться на склад третьей фирмы, С, причем в документах должно быть написано, что это не часы, а трусы. Все равно с таким договором ни в один суд отстаивать свои права идти невозможно: опасно и бесполезно.

Давние договоренности не падают в цене

Самые важные договоренности — это те, которые были очень давно, когда фирмы еще не было. Это договоренности, касающиеся не оперативной текущей деятельности, а основания фирмы и регламентирующие отношения между ее учредителями.

Изначальные, важнейшие договоренности — это соглашения по поводу учредительства предприятия, определяющие:

• в какой пропорции люди совместно владеют предприятием и извлекают прибыль из него;
• кто за что отвечает и кто что контролирует в деятельности этого предприятия;
• как будет осуществляться выход того или иного участника из предприятия или как будет проводиться ликвидация предприятия;
• и т. д.

Любые разногласия в этих договоренностях могут стоить фирме жизни. К примеру, выход участников из предприятия должен быть четко прописан: можно ли продавать долю вне круга учредителей, кто является первым претендентом на покупку доли, как определяется стоимость предприятия на момент выхода. Иначе может произойти, например, резкий вывод с предприятия части материальных активов, трудовых ресурсов, информации и т. п., который фирма пережить не сможет. Проблемы в отношениях между учредителями и акционерами — самые серьезные проблемы для фирмы по последствиям.

Иван Иваныча знаю, ООО «Солнышко» — нет

За время деятельности фирмы образуется клубок неформальных договоренностей, основанных на личных отношениях и взаимных обязательствах, распутать который не представляется возможным. В состоянии что-то понять в положении дел в фирме только тот, кто это все создавал.

Соглашения, как внутри руководящего звена фирмы, так и с внешними людьми, завязаны на личном доверии. Без личного участия того, кто договоренность заключал, инициировать деятельность по ней невозможно. В устных договоренностях фирма ничего не значит, имеет значение только имя человека. Для многих предпринимателей личная договоренность превыше юридических формальностей: фирмы у нас вырастают как грибы, мрут как мухи и перерегистрируются по поводу и без. И если звонит не тот, кто заключал договоренность, а, к примеру, его заместитель — не исключено, что с ним даже не будут разговаривать.

Такой способ организации деятельности — это причина и следствие непрозрачности российских компаний. Сначала невозможно юридически оформить договоренности вследствие непрозрачности, а потом невозможно достичь прозрачности по причине наличия огромного количества неформальных договоренностей. Получается замкнутый круг.

А непрозрачность и отсутствие или слабость формальных механизмов управления приводят к сложностям в оценке бизнеса, в передаче прав собственности на него и во введении новых людей в управление фирмой.

В современных российских условиях достаточно сложно определить стоимость бизнеса для продажи. И еще сложнее заявить о ней официально. Поэтому желающий продать свою долю должен еще убедить покупателя, что она стоит тех денег, которые он просит.

Отсутствие формализованных структур управления и внятно прописанных прав собственности приводит к тому, что сменить собственника бизнеса затруднительно. Продать, подарить или передать по наследству формальные права можно, а личные связи и договоренности без предварительной подготовки нельзя (да и с предварительной подготовкой — тоже не факт, что получится).

Одно из последствий такого характера ведения бизнеса — это сложность передачи управления. Происходит парализация некоторых аспектов деятельности с уходом одного из собственников или управленцев, например, если коммерческий директор уходит с предприятия, унося с собой на новое место службы свою клиентскую базу, или один из учредителей забирает всю «свою» бухгалтерию в другое свое предприятие.

Регулирование по закону — это слишком дорого

Как известно, стоимость создания идеального контракта приближается к бесконечной величине, поэтому при совершенствовании договоров нужно уметь вовремя остановиться. Но эта проблема — не проблема по сравнению со сложностями, с которыми сталкиваются предприятия при необходимости вытащить свои реальные договоры и контракты «на свет». Ценой, которую придется заплатить фирме за обнародование своих контрактов, вероятно, станут многочисленные штрафы по налогам...

При управлении бизнесом не меньшую сложность, чем договоренности устные, вызывают договоры и соглашения, заключенные в письменном виде, но содержащие такую информацию, что показывать их посторонним людям не рекомендуется, не говоря уже о том, чтобы идти с ними в суд — это вообще не представляется возможным. Например, если суммы, фигурирующие в этих договоренностях, существенно отличаются от сумм, фигурирующих в официальных документах, бухгалтерской и налоговой отчетности. В таком случае получается, что договоренность не соблюдена, и руководитель предприятия находится перед дилеммой: понести финансовые потери в размере цены сделки или заиметь серьезные сложности с налоговой инспекцией и понести потери в виде штрафов. Иногда возможный штраф больше даже цены сделки, и тогда вопрос решается однозначно: неформальные договоренности регулируются неформально.

Раньше с неформальным регулированием все было проще: оно происходило «по понятиям». Была создана система «понятийного» регулирования, аналогичная официальной, правовой системе нормативного регулирования: «понятия» выступали в роли юридических норм, авторитеты — в роли судей, а отстрел нарушителей — в роли метода регулирования исполнения норм-понятий. И, надо сказать, эта система работала. До поры до времени — пока не увлеклась регулированием отношений методом отстрела и не довела себя до самоуничтожения.

Теперь неформальное регулирование бизнеса происходит более цивилизованно, но более ли эффективно?

Регулирование по закону не оперативно и потому не дает нормального эффекта: можно наказать нарушителя после, но нельзя заставить его не делать чего-то в будущем или уменьшить последствия проблем, существующих на данный момент. Да и для судебного регулирования договоренность должна быть формализована и не опасна для бизнеса при обнародовании, с чем в России большие сложности.

Каким образом можно регулировать неформальные договоренности, если их нельзя по-нормальному формализовать?

Некоторые предприятия предпочитают проверять будущих партнеров. В качестве метода регулирования может выступать институт репутации. Пока он еще слабый, но активно развивается: репутация фирмы на рынке имеет значение. Мероприятия по подобному регулированию — это заблаговременный сбор информации о будущем контрагенте. Это информация из газет и Интернета, данные из информационных баз различных государственных организаций и спецслужб, «справки» от фирм, специализирующихся на сборе и обработке информации о людях и организациях, бизнес-сплетни от различных организаций, ассоциаций, отдельных предпринимателей, мнения других бизнесменов и т. д.

Не менее эффективны, а возможно, и более — экономические механизмы регулирования. Это, как правило, механизмы, связанные с незаменимостью учредителей в отдельных функциях. Например, сюда может относиться раздельный доступ к информации, когда частью информации о деятельности фирмы владеет один из партнеров, а частью — другой, или отсутствие у одного из учредителей полной информации о деятельности другого по управлению предприятием (если они оба занимаются управлением). О своей «незаменимости» в фирме управленцы заботятся сами, чтобы обезопасить свое будущее, замыкая на себе важнейшие решения, аккумулированную информацию и воспитывая «своих» подчиненных. При этом они одновременно закладывают «бомбу замедленного действия»: их незаменимость лишает их возможности быстрого выхода из бизнеса. Подготовительный этап к выходу может занять не только месяцы, но и годы.

Таким образом, бизнес представляет собой явление сугубо индивидуальное, от личности бизнесмена не отчуждаемое и без нее не существующее.

Личный бизнес, как персонифицированное явление, — это механизм реализации цели бизнесмена и подчинен этой цели, какой бы она ни была: купить машину, дом, самолет или до конца жизни жить в Швейцарии летом и в Бразилии зимой. Личный бизнес человека заканчивается вместе с его жизнью. Его преемник на предприятии начинает вести уже другой бизнес — тоже свой личный, в соответствии со своими целями.