Как сэкономить на новогоднем банкете и подарках

Большинство организаций не учитывают расходы на корпоративный Новый год для налога на прибыль. Однако есть вариант подвести часть расходов на новогодний банкет под представительские. Рассмотрим, какие требования нужно

Большинство организаций не учитывают расходы на корпоративный Новый год для налога на прибыль. Однако есть вариант подвести часть расходов на новогодний банкет под представительские. Рассмотрим, какие требования нужно для этого выполнить.

Обоснование расходов

Представительские расходы для налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Налоговый кодекс относит к представительским следующие затраты.

Цитируем закон

«К представительским расходам относятся расходы <...> на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества <...> независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах...

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний».

Пункт 2 статьи 264, Налогового кодекса РФ

На первый взгляд расходы на праздничный банкет к представительским отнести нельзя. Поскольку четко определено, что расходы на организацию развлечений и отдыха таковыми не являются.

Однако не все столь однозначно. В части первой пункта 2 статьи 264 НК РФ перечислены условия, при выполнении которых расходы можно признать представительскими. Во-первых, на мероприятии должны присутствовать представители других организаций. Во-вторых, должна быть четко определена цель встречи. Это установление или поддержание взаимного сотрудничества. Следовательно, правильно составленные и оформленные документы помогут обосновать отнесение расходов в уменьшение базы по налогу на прибыль.

Внимание на документы

Прежде всего понадобится общая смета представительских расходов организации. Ее составляют в начале года. В этом документе можно «заложить» расходы на проведение предновогодней деловой встречи. Ниже мы рассмотрим, как определить размер представительских расходов.

Следующим документом будет приказ руководства организации о проведении мероприятия. Причем в этом документе должны быть указаны дата проведения встречи, ее цель, количество приглашенных лиц и участников как со стороны принимающей компании, так и со стороны приглашенных. Кроме того, понадобится отдельная смета расходов на данное мероприятие. После того как этот документ будет составлен, назначается подотчетное лицо, ответственное за проведение встречи. Ему нужно будет представить отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы.

Таким образом, можно встретить Новый год не только с коллегами по работе, но и с деловыми партнерами. По результатам мероприятия составляется отчет. В нем подводится итог встречи. Например, сторонами разработан план совместной деятельности на предстоящий год. Отчет будет еще одним документом, подтверждающим обоснованность произведенных расходов.

Как определить размер затрат

Подсчитать приблизительную сумму расходов на представительские цели можно практически в любое время. По пункту 2 статьи 264 НК РФ для них предусмотрено ограничение в размере 4 процентов от фонда оплаты труда за отчетный (налоговый) период.

Таким образом, бухгалтеру не составит труда подготовить общий план представительских расходов на год, а также отдельную смету затрат на новогоднее мероприятие. Тем более что бухгалтерия всегда располагает сведениями об объеме зарплаты сотрудников и планируемых повышениях оплаты труда, если они предусмотрены.

Плюсы и минусы

Вариант учета части затрат на новогодний банкет в составе представительских расходов имеет свои преимущества и недостатки. Начнем с минусов. К представительским расходам можно отнести лишь те затраты, которые связаны с деловой встречей и имеют определенную цель. Например, установление или поддержание хозяйственных связей с другими организациями. Следовательно, абсолютно всех сотрудников компании пригласить на праздник не получится. Поскольку должен быть определен круг участников мероприятия.

Положительные моменты следующие. Если организация уложится в смету представительских расходов, то все расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль. Это значит, что разниц по ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль» не будет. Кроме того, не будет проблем с начислением НДФЛ, поскольку расходы на банкет будут произведены не в пользу работников, а связаны с деятельностью организации. Еще один плюс - расходы не облагаются ЕСН. Ведь они не являются выплатами, связанными с выполнением трудовых обязанностей (п. 1 ст. 236 НК РФ). На том же основании не начисляются и взносы в ПФР (ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ).

Подарки для всех

На Новый год принято дарить подарки. Многие организации вручают различные презенты не только своим работникам, но и деловым партнерам, а также налоговым инспекторам.

В бухгалтерском учете стоимость подарков списывается во внереализационные расходы (п. 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Для налога на прибыль затраты на приобретение подарков не учитываются. Ведь такие расходы не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). В результате возникает постоянное налоговое обязательство (ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»). Разниц можно избежать, если есть решение собственников организации о приобретении новогодних подарков за счет чистой прибыли.

При выдаче подарков на их стоимость нужно начислить НДС. Поскольку речь идет о передаче права собственности на товары на безвозмездной основе (п. 1 ст. 146 НК РФ). В то же время входной налог, предъявленный организации в цене товара, можно принять к вычету. Ведь товар использован в облагаемых НДС операциях (п. 2 ст. 171 НК РФ). Зачесть налог можно после того, как подарки приняты к учету, оплачены и от поставщика получен счет-фактура.

Организации, работающие на «вмененке», также должны начислить НДС на стоимость подарков, несмотря на то, что не являются плательщиками данного налога (п. 4 ст. 346.26 НК РФ). Дело в том, что такая операция под ЕНВД не подпадает, в том числе и у тех, кто платит единый налог с розницы. Дело в том, что для целей вмененного налога передача подарков не относится к розничной торговле.

А вот организации, которые находятся на «упрощенке», при выдаче подарков работникам НДС не начисляют. Они плательщиками этого налога не являются по всем операциям, кроме ввоза товаров на территорию РФ (п. 2 ст. 346.11 НК РФ).

Полученный от организации подарок является для работника доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (подп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). Не включается в налогооблагаемый доход стоимость презента, не превышающая 2000 рублей за год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Так как в этом случае стоимость подарка НДФЛ не облагается, ее не нужно включать в налоговую карточку по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ). Об этом сказано в приказе МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/583, которым утверждена эта форма. Если стоимость подарка превышает 2000 рублей, налог удерживается из тех доходов, которые работник получает живыми деньгами (п. 4 ст. 226 НК РФ). Соответственно облагаемый доход нужно отразить в форме № 1-НДФЛ.

Единым социальным налогом стоимость подарков работникам не облагается, так как они не являются вознаграждением по трудовому договору (п. 1 ст. 236 НК РФ). Соответственно не начисляются и «пенсионные» взносы (ст. 10 Федерального закона 15.12.01 № 167-ФЗ).

Что касается подарков деловым партнерам, то организация должна подать сведения о лицах, получивших презент (п. 5 ст. 226 НК РФ). Сделать это нужно, если стоимость подарка больше 2000 рублей и при наличии данных об одаряемом лице.

Особое внимание стоит обратить на подарки, передаваемые чиновникам. По статье 575 ГК РФ стоимость презента не должна превышать 5 МРОТ, то есть 500 рублей (ст. 3, 5 Федерального закона от 19.06.2000 № 82-ФЗ).