Портал или сайт?

В России поднимается новая волна внедрений корпоративных порталов. Компании заменяют ими самодельные сайты. И приучают сотрудников пользоваться порталом как единой точкой входа в корпоративные

В России поднимается новая волна внедрений корпоративных порталов. Компании заменяют ими самодельные сайты. И приучают сотрудников пользоваться порталом как единой точкой входа в корпоративные системы.

Представительский сайт есть почти у всех компаний. Интернет давно стал одним из основных каналов коммуникаций. Было бы глупо не использовать его для связи с клиентами. Благо многочисленные разработчики постоянно снижают цены на свои услуги. И стоимость самых дешевых версий корпоративных сайтов начинается от $500. Качество такого продукта оставляет желать лучшего. Другое дело корпоративные порталы. Их роль как представительства компании в сети далеко не основная. В идеале такой мегасайт повышает производительность труда, улучшает отношения с клиентами, партнерами и заказчиками, сокращает затраты компании.

Обычно корпоративным порталом заменяют самодельный веб-сайт. Так было и в группе компаний «Рольф». «Поначалу у нас был внутренний сайт, — вспоминает CIO холдинга Александр Когут. — Затем на него захотели выкладывать информацию другие отделы. Появилась задача сделать удобный портал. Теперь он объединяет в себе информацию всех ключевых отделов и подразделений. На нем можно найти все: от телефонного номера коллеги до корпоративной политики». Внедрение портала «Рольфа» прошло довольно быстро: всего два месяца от создания техзадания до «пилотного» проекта. Затем еще три недели было потрачено на различные доработки. По словам Александра Когута, портал ежедневно используют примерно 3,5 тыс. человек.

Типы и виды

Эксперты выделяют два основных типа порталов: Intranet/ Extranet и Internet. Они отличаются по типу аудитории — внутренней или внешней. Основными пользователями Intranet/Extranet (или business-to-employee — B2E) являются сотрудники организации. У порталов этого типа четыре основные функции. Во-первых, они являются единой точкой доступа к информации — новостям, нормативно-справочным данным. В крупных компаниях даже своевременное доведение приказов до сотрудников — серьезная проблема. Во-вторых, построение системы управления знаниями. Именно эту задачу считают основной для своего портала в группе ЧТПЗ. Трубный холдинг в феврале 2006 года закончил первую очередь внедрения. Он использует технологическую платформу SAP NetWeaver Portal. В рамках внедрения были объединены файловые ресурсы предприятий ЧТПЗ. Также с порталом были интегрированы «Хранилище бизнес-информации» (SAP BW) и «Стратегическое управление предприятием» (SAP SEM). Первое позволило пользователям портала получать отчеты, а второе предназначено для консолидации финансовой отчетности по МСФО.

Третья функция B2E-порталов — управление и коллективная работа над документами. Сюда относятся автоматическая маршрутизация, форумы, управление правами доступа. Наконец, четвертая функция — интеграция приложений. Портал становится единой точкой доступа к корпоративным системам. Компания получает единое информационное пространство при сохранении сделанных ранее инвестиций в IT. Так поступили в нефтяной компании «Лукойл». Однако из-за сложностей интеграции с корпоративными системами проект внедрения затянулся на 1,5 года.

В отличие от B2E Internet-порталы ориентированы на внешнюю аудиторию и могут быть трех видов. Во-первых, business-to-consumer (B2C), объединяющие информацию о продуктах и сервисы для заказчиков. Такие порталы предоставляют статистику заказов, платежей и другой персонифицированной информации. Во-вторых, business-to-business (В2В), решающие задачи обмена деловой информацией с партнерами, поставщиками и заказчиками. В-третьих, порталы общественного сектора (government-to-citizens, или G2C). Они предназначены для освещения общественных событий и публикации нормативных актов.

Однако разница между типами порталов постепенно размывается. «Судя по всему, вскоре у компании будет только один портал, рассматривающий все информационные ресурсы как сервисы, — размышляет Александр Байдин, специалист по программным решениям департамента программной интеграции «Айтеко». — Он будет предоставлять услуги одновременно для клиентов, партнеров, поставщиков и сотрудников компании. Видимо, портал будет и элементом интеграции корпоративных систем с ERP- и SCM-системами клиентов и партнеров по технологическим цепочкам».

Инструмент руководителя

Отличительный признак портала — персонифицированный вход для пользователей. То есть наряду с общедоступными новостями и данными о компании существуют ресурсы, предназначенные для людей, обладающих определенным уровнем доступа. Например, представитель фирмы-партнера вводит свои логин и пароль и получает подготовленную для него информацию. Кроме того, корпоративный портал может быть единой точкой входа сотрудников в IT-системы, например ERP (управление и планирование ресурсами) или CRM (управление отношениями с клиентами). Список функций рабочего места и уровень доступа к данным и документам может варьироваться в зависимости от должностного положения менеджера. Корпоративные порталы используются как единая точка инициации бизнес-процессов. Например, сотрудник отправляется в командировку. Для этого он заполняет типовую форму «Заявка на командировку» в рабочем месте портала. Последний соединен с системой документооборота. Заявка автоматически согласуется между ответственными лицами, передается в бухгалтерию. Сотруднику остается только получить на руки командировочное удостоверение, билеты и деньги.

Ключевая группа внутренних заказчиков корпоративных порталов — топ-менеджеры и руководители среднего звена. Они обретают прозрачный доступ к управленческой информации, содержащейся в различных информационных системах. Например, с помощью портала руководитель одинаково просто получает сведения о платежах из бухгалтерской системы и об обороте за прошлый год из учетной. «Помимо данных из корпоративных систем, — делится опытом Дмитрий Калаев, заместитель генерального директора компании Naumen, — портал может обеспечивать руководителя актуальной информацией из внешних источников. В таком случае он выступает в качестве единой точки сбора и отображения финансовых и деловых новостей». Портал обеспечивает руководителям и сотрудникам компании доступ к корпоративной информации из любой точки мира. Кстати, одна из последних тенденций — мобильные решения. Они получают все большую популярность с развитием технологий беспроводного доступа. Информация становится доступной руководителю вне офиса с помощью мобильных устройств, например телефона или КПК.

Все это повышает эффективность работы. Например, сокращаются затраты на поиск рассеянной внутри корпоративной сети информации, будь она в базах данных или файловых хранилищах документов. «Даже такая мелочь, как служба единого входа, когда пользователю не надо запоминать множество паролей к разнообразным корпоративным системам, экономит время и нервы и работает на повышение уровня безопасности», — говорит Александр Байдин.

Создание портала

Стоимость портала зависит от того, какие задачи он решает. Так, проект по созданию портала класса Intranet/Extranet затрагивает интегрируемые бизнес-приложения, вводит новые и автоматизирует старые бизнес-процессы. «Затраты на создание портала складываются из стоимости программно-аппаратного комплекса и работ, — рассказывает Александр Хлуденев, руководитель направления портальных решений компании «Крок». — Эти составляющие зависят от состава решаемых задач, интегрируемых систем и требований к надежности. Поэтому рассчитать стоимость можно только на основании сформулированных потребностей заказчика. Задачам присваиваются приоритеты, и весь проект разбивается на этапы реализации». По его опыту создание типичного корпоративного портала на промышленной программной платформе может стоить $0,5-2 млн. «Портальные решения — это постоянно развивающиеся системы, — говорит Алексей Севастьянов, директор отделения тиражируемых решений IBS. — Я рекомендую начинать с небольших «пилотных» порталов. Здесь очень важно правильно выбрать подразделение или направление бизнеса, в котором он будет эксплуатироваться. И, исходя из полученных результатов, развивать портал дальше». Наиболее популярные платформы для создания корпоративных порталов — IBM WebSphere Portal, Oracle Portal, Microsoft SharePoint Portal, SAP NetWeaver Portal.