Повышение рентабельности малого бизнеса с помощью аутсорсинга

Использование аутсорсинга - передачи части работ, услуг или процессов на исполнение внешним организациям - становится повседневной бизнес-практикой для сотен и тысяч отечественных компаний. По данным различных опросов и исследований, более 80% руководителей отечественных предприятий намерены использовать аутсорсинг в ближайшее время или в среднесрочной перспективе. В мире, по данным аналитических агентств, к услугам аутсорсинга прибегают свыше 2/3 компаний.

Не все отделы компании приносят прибыль, например, в случае торговой компании, прибыль приносит только отдел продаж, однако каждый из отделов приносит расходы, по крайне мере, на зарплату сотрудникам. Таким образом, можно выделить потенциально прибыльные отделы, которые могут приносить компании прибыль в случае превышения доходов над расходами, и планово убыточные отделы, которые не приносят дохода, но необходимы для поддержания работы компании. Потенциально прибыльные отделы назовем “Центрами прибыли”, а планово-убыточные – “Центрами расходов”.

К “центрам расходов” традиционно относятся:

- Административно-хозяйственный отдел

- Охрана

- Отдел маркетинга

- Бухгалтерия

- Отдел информационных технологий

К “центрам прибыли” традиционно относятся:

- Отдел продаж

- Производство или оказание профессиональных услуг

Если “центры прибыли” обычно определяются миссией и видением бизнеса компании, то “центры расходов” обычно создаются по мере необходимости. В самом деле, сложно представить себе миссию компании в виде “Стать консалтинговой компанией номер один в России с первоклассным административно-хозяйственным отделом”, хотя любой компании, а особенно стремящейся стать лидером рынка, не помешает первоклассный административно-хозяйственный отдел.

“Центры прибыли” – это то, что компания должна делать лучше всех на рынке, поэтому вынесение их за пределы компании противоречит ее миссии. Таким образом, для большинства компаний на аутсорсинг могут быть отданы функции “центров расходов” при условии, что это позволит не только сократить расходы на данный отдел, но и сохранить на приемлемом уровне или улучшить ключевые показатели эффективности данного отдела. К таким показателям можно отнести:

- Качество выполняемых работ

- Оперативность выполнения работ

- Обеспечение необходимого уровня конфиденциальности

Возможны и другие показатели, зависящие от конкретного бизнеса.

Управление рисками

Многие компании боятся прибегать к аутсорсингу, когда при этом возможна утечка конфиденциальной информации. В таких случаях необходимо оценить финансовые потери в случае утечки информации и, если они не являются катастрофическими для бизнеса, оценить вероятность их возникновения.

Далее вероятность утечки информации и величину возможных потерь следует учесть в поправочном коэффициенте, на который следует умножить стоимость услуг аутсорсинговой компании. Таким образом, получается стоимость услуг с учетом риска, которую можно сравнивать со стоимостью выполнения услуг силами штатных сотрудников.

Следует иметь в виду, что репутация является важнейшим активом для компаний, оказывающих профессиональные услуги, и аутсорсинговые компании не являются исключением. Поэтому для решения задач, связанных с высокими рисками, стоит отдать предпочтение компаниям, успешно зарекомендовавшим себя на рынке, в то время как для решения задач, связанных с незначительными рисками, можно воспользоваться более дешевыми услугами молодых компаний.

Качество выполняемых работ также связано с возрастом аутсорсинговой компании, но в меньшей степени, чем риски, так как все компании материально заинтересованы в качественном исполнении заказов и продолжении взаимовыгодного сотрудничества с клиентом.

При несоответствии результатов ожиданиям заказчика, если иное не оговорено контрактом, аутсорсинговая компания исправит недочеты за свой счет. Если же работа выполнялась штатными сотрудниками, то ее исправление потребует дополнительных трудозатрат, влекущих за собой дополнительные расходы.

Оперативное выполнение работ аутсорсинговой компанией обеспечивается за счет использования современных средств связи и эффективного управления персоналом. Такие средства связи, как факс и электронная почта позволяют создать виртуальный мост между офисами заказчика и исполнителя и выполнять запросы с такой же скоростью, как и при обращении к штатному сотруднику.

Кроме того, обращение к аутсорсинговой компании позволяет исключить влияние “личного фактора” на сроки выполнения работ, ведь даже самый ответственный сотрудник может заболеть или просто быть перегруженным срочными делами.

Задача эффективной мотивации персонала является важнейшей для любого руководителя, заинтересованного в том, чтобы в его организации работали талантливые сотрудники. В свою очередь, высококвалифицированные кадры требуют не только достойной компенсации, но и возможностей для профессионального и карьерного роста, которые наниматель не всегда в состоянии обеспечить.

Аутсорсинговые компании выступают в роли кузницы кадров, одновременно поставляя профессионалов необходимого уровня для имеющихся заказчиков и готовя людей для перехода на более высокие должности в другие компании.

Специалисты, работающие в аутсорсинговых компаниях, обычно проходят внутреннее обучение, что позволяет как заказчику, так и исполнителю сэкономить на дорогостоящих тренингах и сертификациях и при этом получить высококлассных специалистов. В ряде случаев штатный сотрудник такой квалификации обойдется компании вдвое дороже, так как рынок диктует высокие зарплаты для сертифицированных специалистов.

Таким образом, прибегая к аутсорсингу можно, обходясь минимальным штатом, выполнять масштабные проекты, привлекая по мере надобности специалистов любой необходимой квалификации. А минимальный штат, в свою очередь, позволяет свести к минимуму административные издержки и плату за аренду офиса.

Выбор в пользу аутсорсинга

Оценив риски, связанные в первую очередь с возможностью утечки информации, следует принять принципиальное решение о возможности использования аутсорсинга конкретной работы на постоянной или временной основе.

Если представляется возможным использовать аутсорсинг, то следующим шагом будет оценка затрат, так как необходимо выяснить, действительно ли в данной ситуации использование аутсорсинга выгоднее, чем использование штатного сотрудника.

Следующая формула позволяет сравнить затраты на сотрудника и затраты на внешних исполнителей: D=X*(Z+K)/T-A*Kp

Здесь:

X - предполагаемые трудозатраты сотрудника в часах;

Z - величина месячной заработной платы;

K - величина косвенных расходов на сотрудника в месяц (соцпакет, обеспечение рабочего места и пр.);

T - количество рабочих часов в месяц, обычно равно 176;

A – стоимость услуг аутсорсинговой компании;

Kp – коэффициент риска.

Если на аутсорсинг отдается не часть, а весь объем работы сотрудника, например, системного администратора, то формула упрощается: D=(Z+K)-A*Kp Соответственно, D является разницей, и если эта разница является положительной, то выгоднее прибегнуть к услугам аутсорсинговой компании, чем выполнять работу силами штатного сотрудника.

На практике, объем работ, отдаваемых на аутсорсинг, может со временем изменяться, обычно в сторону увеличения. Это ведет к увеличению стоимости покупаемых услуг, однако чем больше объем работ, тем выгоднее обходится каждая элементарная работа в общем объеме.

В заключение стоит сказать, что снижение издержек всегда являлось мощным инструментом повышения рентабельности, и аутсорсинг позволяет не только снижать издержки, но и использовать в бизнесе новейшие управленческие и информационные технологии, позволяя малому бизнесу решать более масштабные задачи и успешно развиваться.