Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов. И эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определен основной порядок заполнения унифицированных форм [1], трудовых книжек [2], содержание трудового договора [3]. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей организации, советуем разработать инструкцию по кадровому делопроизводству.
Преимущества документа
Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.
Еще одна ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в вашей организации.
Из чего состоит инструкция
Инструкция по кадровому делопроизводству состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.
Раздел «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления (см. перечень ниже). Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил.
Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству:
- Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20)
- Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1)
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225)
- Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.)
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536)
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
|
Тематические разделы. Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому логично составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.
Образец
...
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая инструкция:
1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.
1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности кадровой службы.
1.3. Предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства внутри организации для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава.
1.4. Устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри организации.
2. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на начальника кадровой службы организации.
...
|
Совет
Вы можете внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы приказов. Например, в бланк приказов о приеме, переводе и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного начальника». Помните, что удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.
|
Но возможен и другой принцип деления инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой раздел - трудовым книжкам. Ваше право выбрать, что для вас предпочтительней. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров [4], формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.
Приложения. В приложения к инструкции по кадровому делопроизводству включите необходимый справочно-иллюстративный материал: приведите образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Наглядно покажите требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам. Кроме того, в приложения можно включить графики документооборота.
Образцы документов размещайте в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делайте ссылки на приложения - указывайте, какой документ где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией.
В следующий раз мы подробно рассмотрим состав тематических разделов инструкции по кадровому делопроизводству.
[1] Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
[2] Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
[3] Статья 57 ТК РФ.
[4]О том, как составить номенклатуру дел, см. № 3, 4, 2006.
А как у вас?
Есть ли в вашей организации инструкция по кадровому делопроизводству?
Инна АНДРЕЕВА, начальник отдела кадров, Ленинградская обл.:
- Откровенно говоря, только недавно узнала, что необходимо разработать такую инструкцию. К сожалению, у нас на предприятии ее пока нет. Надеюсь, что журнал поможет мне в этом.
Ксения ТЕПЛЯКОВА, начальник отдела по работе с персоналом, г. Иркутск:
- У нас этот документ называется «Порядок оформления операций по учету движения персонала». В нем описан алгоритм оформления документов в различных кадровых ситуациях. Это систематизирует работу с кадровыми документами и оказывает реальную помощь в работе.
Оксана КУПРИЯНОВА, заместитель генерального директора по управлению персоналом, г. Саратов:
- Необходимость описания всех этапов документооборота мы осознали уже давно. Работаем над этим, но решаем эти проблемы в порядке очередности. На данный момент создана инструкция по бухгалтерскому документообороту. Кадровое делопроизводство на очереди.
Анна НИКИТИНА, менеджер отдела по работе с персоналом, г. Пермь:
- Да, есть. И она нам очень помогает. В инструкцию включены образцы всех кадровых документов, которые мы используем. Это приводит к единообразию в их оформлении. С помощью инструкции новый сотрудник кадровой службы быстро и самостоятельно входит в курс дела.
|
