Самоменеджмент, или работа над собой

Тайм-менеджмент – сейчас одна из самых популярных тем в консалтинге. Заняться самоорганизацией и сэкономить время хотят все. Только вот проблема: с чего начать?

Знакомство с тайм-менеджментом обычно начинают с чтения специальной литературы и посещения соответствующих тренингов. Все правильно. Но потом многие говорят, что времени все равно не хватает. После нескольких неудачных попыток человек возвращается к прежнему ритму жизни и работы, забывая все то, что он узнал о тайм-менеджменте.

Сначала о терминологии

Дословно, тайм-менеджмент – это управление временем. Обычно термин «тайм-менеджмент» в российской практике применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Самоменеджмент – это самостоятельная организация сотрудником своего собственного времени, личного и рабочего. Желательно, чтобы эффективный самоменеджмент был и у руководителя, и у подчиненного. Поэтому начать организовывать жизнь по законам тайм-менеджмента лучше начать с самоменеджмента.

Почему же так сложно сделать первый шаг? Причина одна: отсутствие мотивации. Нередко мы не только не привыкли, но на самом деле просто не хотим организовывать себя и свое время. Всем известно: если человек хочет – он делает, если не хочет, придумывает причины и возражения. Какие же возможны возражения, и как их можно развенчать? Давайте посмотрим.

Откажитесь от возражений

«Я всё это знаю». Такое возражение, как правило, не имеет оснований. Все знать невозможно. Чем больше мы знаем, тем больше нам открывается область неизвестного. Успешные профессионалы, направленные на развитие и карьеру, всегда стремятся узнать больше. Если часть новой информации им известна, то они интересуются деталями, тонкостями технологии. Если же технологические «секреты» для них открыты, то их интересует опыт других людей. Любознательность и пытливость ума – отличительные особенности способных сотрудников.

Установка «Я все это знаю» свидетельствует о закрытости новому опыту. Скрытый контекст этой установки символизирует о внутреннем поражении: «Я не хочу (или не могу) узнавать новое. Я устал от новизны. Я достиг предела своей компетентности. Я остановился и больше не могу идти вперед».
«Я много раз пробовал заниматься самоорганизацией, но у меня ничего не получается». Когда это возражение возникает на тренинге, я задаю такой вопрос: «Сколько раз и в течение какого времени вы пробовали?» Обычно мне отвечают, что попытки организовать свое жизненное и рабочее время предпринимались два-три раза в течение одной-трех недель.

Этого времени явно недостаточно! Навык (автоматическое действие) самоорганизации формируется не сразу, на это нужно довольно много времени.

Вспомните, как нас учили писать в начальной школе и какие трудности мы испытывали с чистописанием. А сейчас мы пишем легко, не задумываясь о том, где и какую дужку надо поставить. Навык письма формируется в течение нескольких месяцев, но потом «работает» всю жизнь. Так и навык самоорганизации: нужны усилия, воля и продолжительное время, чтобы его сформировать, но зато потом он позволяет существенно экономить время.

«Для моей работы самоменеджмент не подходит. У меня все время – звонки и посетители. Сам планировать свое рабочее время я не могу». Это ошибочное мнение. Все рабочее время никогда не планируется. Но часть времени можно спланировать в любой работе.

Самоменеджмент может быть активным и реактивным. При активном самоменеджменте сотрудник может самостоятельно планировать основную часть своего времени. В этом случае нужно составлять список дел и задач примерно на 60 процентов рабочего времени (при 8-часовом рабочем дне это примерно 4,5-5 часов). На форс-мажорные обстоятельства, непредвиденные звонки и визиты необходимо иметь не менее 20 процентов времени (примерно полтора часа). Остальное время (также 20 процентов) отводится на получение новой информации, обучение и развитие. Это время может использоваться ежедневно или накапливаться, как в своеобразном «банке времени», чтобы один раз в месяц или два месяца посетить двухдневный семинар или тренинг.

При реактивном самоменеджменте сотрудник по большей части не может самостоятельно планировать свое время. Поэтому нужно определить, сколько рабочего времени действительно необходимо отвести на выполнение дел, которые зависят от обстоятельств, а сколько времени можно спланировать.

Как это сделать?

Составьте свою формулу планирования времени. Например, 70:20:10:
• 70 процентов времени не планируется;
• 20 процентов - планируемое время;
• 10 процентов - получение новой информации, обучение.

Могут быть и другие варианты: 50:30:20 или 80:10:10.

Вывод простой: даже если вы по объективным причинам не можете планировать все свое рабочее время, не отказывайтесь от самоменеджмента совсем. Найдите свою формулу и оптимизируйте свое время!

«Я привык работать в авральном режиме. Когда есть спешка и стресс, я лучше работаю». Это серьезное возражение, на которое может быть два ответа. Первый: авральный режим и постоянный стресс – верный путь к усталости и выгоранию. Подумайте: на сколько лет хватит вашей выносливости и здоровья? А что потом?

Второй ответ: если напряжение и адреналин вам так необходимы для поддержания активного тонуса, то нужно обязательно найти время для восстановления своих сил – полноценного сна и качественного отдыха. А чтобы выделить время на отдых, самоменеджмент необходим. В противном случае, все ваше жизненное время поглотит изматывающая работа.

Продолжение следует...