Как вести себя руководителю во время налоговой проверки

В жизни каждого директора наступает день, когда в организацию приходит налоговый инспектор. Сама по себе налоговая проверка достаточно неприятна, но от нее никуда не денешься. Важно правильно и встретить проверяющих, и организовать проверку.

Налоговые органы при проведении проверки должны соблюдать нормы Налогового кодекса РФ. Однако, как показывает практика, зачастую нарушаются порядок ее проведения и права налогоплательщиков.

Как вести себя руководителю, чтобы значительно снизить риск негативных последствий проверки? Единого алгоритма нет. Поэтому решения приходится принимать по ходу проверки в зависимости от того, как складывается ситуация.

Фактически у руководителя есть два варианта поведения: беспрекословно выполнять все требования налогового органа либо занять жесткую позицию отстаивания прав организации. Часто выбор падает на первый вариант поведения, дабы «не испортить отношения» с налоговым органом, не навлечь на себя дополнительную проверку и пр. Подобные опасения, как правило, рождаются из-за того, что руководитель как налогоплательщик не знает досконально своих прав при проведении налоговым органом проверки. Такое поведение может сослужить директору плохую службу, так как полное подчинение незаконным требованиям должностных лиц налогового органа в дальнейшем может быть расценено как согласие налогоплательщика с тем, что он умышленно совершает налоговые правонарушения. Поэтому с неправомерными действиями налоговых органов директору можно и даже нужно бороться.

Часто подготовка организации к проверке сводится лишь к тому, что проверяется налоговая документация, а именно ее наличие и правильность оформления. Бесспорно, это важно, но не стоит забывать и о других не менее существенных и законных мерах, которые позволят свести до минимума негативные последствия проверки.

Налоговый инспектор приходит на проверку в целях выявления допущенных организацией нарушений, сбора необходимой информации и документов, подтверждающих факт совершения налогового правонарушения. Учитывая это, перед началом проверки целесообразно провести инструктаж сотрудников о правилах поведения сотрудников во время ее проведения. В частности, нужно оговорить порядок представления запрошенных для проверки документов и другой информации, касающейся предмета проверки. Чтобы координировать работу всех служб фирмы и не допустить утечки информации, руководитель может назначить ответственного для контакта с участниками проверки. В приказе должно быть отражено, что все запрашиваемые документы передаются проверяющим только через уполномоченное (ответственное) лицо. А что касается устных объяснений, то необходимо указать, что они представляются после согласования с ответственным лицом либо руководителем. Если есть сомнения в правильности исчисления тех или иных налогов (а также для определения сумм риска), разумно до начала проверки привлечь внешних аудиторов – специалистов в области налогообложения. Возможно, на основании полученного аудиторского заключения придется доплатить суммы налогов и пени, что позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций.

В день прихода в организацию налогового инспектора директору в первую очередь следует ознакомиться с решением налоговой инспекции, которое должно быть подписано только ее руководителем (или его заместителем). Стоит обратить особое внимание на цель проверки, проверяемый период, предмет проверки (перечень налогов и др.), список должностных лиц, которые направлены для ее проведения. Вместе с решением должны быть представлены служебные удостоверения прибывших на проверку инспекторов. Только после этого представители налогового ведомства могут приступить к проверке. Отметим, что в соответствии со ст. 87 НК РФ налоговые органы в рамках проверки вправе требовать от налогоплательщика документы лишь за три календарных года, непосредственно предшествовавшие году проведения проверки.

Как долго может проводиться проверка? По общему правилу продолжительность проверки не должна превышать двух месяцев1. В исключительных случаях срок проверки может увеличиваться до трех месяцев. Срок проведения проверки включает в себя только время фактического нахождения проверяющих на территории проверяемой организации, при этом в указанный срок не засчитываются периоды между вручением требования о представлении документов согласно ст. 93 НК РФ и представлением запрашиваемых документов. Значит, фактически проверка может длиться бесконечно долго, так как проверяющие могут присутствовать в организации как ежедневно, так и один-два дня в месяц.

Поэтому ответственное лицо должно вести журнал учета посещений, в котором отмечается присутствие проверяющих. Сумма этих периодов и будет являться сроком проведения налоговой проверки. Именно этот документ налогоплательщика, а также внутренние документы налогового органа, фиксирующие направление сотрудников на проведение проверки, будут рассматриваться в качестве доказательства при возникновении спорных ситуаций.

В ходе проверки налоговый инспектор вправе истребовать необходимые для проверки документы2. Требование должно содержать наименование и вид документов. Представлять следует только те документы, которые необходимы для проверки налогов, перечисленных в решении о проведении проверки. Если требование не содержит конкретного перечня документов, то согласно судебной практике основания для привлечения к ответственности за каждый непредставленный документ отсутствуют. Кроме того, представление истребуемых документов должно быть предусмотрено законодательством.

Налогоплательщик вправе требовать от должностных лиц налогового органа соблюдения законодательства о налогах и сборах3.

Важно документально фиксировать все нарушения, допущенные проверяющими во время проведения проверки. Это можно оформить в виде акта о нарушении, докладных записок и пр. Таким образом, в случае последующего обращения в суд или вышестоящий орган у организации будет доказательственная база.

МНЕНИЕ ПРАКТИКА

«Золотая» проверка

Я участвовала в плановой налоговой проверке по ЕСН и НДФЛ на одном из предприятий нашего мини-холдинга. К сожалению, инспектор все время проведения проверки (более месяца) просидела с бухгалтерами в одном кабинете. Она постоянно отвлекала нас от работы, требуя составить ей особенные сводные таблицы, поскольку ни форма 1-НДФЛ, ни карточки по ЕСН ей ничего не говорили. Инспектор не понимала, почему на компенсации за неиспользованный отпуск не начисляются «зарплатные» налоги.

Если мы отказывались бросаться ей на помощь при каждом требовании составить сводные таблицы, она сразу бежала к директору. Не понимая незаконность требований инспектора, директор приказывал нам все оставить и помогать проверяющей.

Особенно хотелось бы остановиться на поведении нашего начальства. Оно буквально завалило инспектора подарками – посудой, которую мы продавали в гипермаркетах. Помимо этого, нашу «гостью» каждый раз отвозили и привозили на машине на проверку и домой. Начальники соглашались, что бухгалтерия на предприятии никудышная, всячески заискивали перед инспектором и вели себя не как равные, а как обиженные бухгалтерией. Найденные нарушения не стоили и выеденного яйца, но с подарками проверка оказалась для нашей фирмы поистине «золотой».

По просьбе автора его фамилию и место работы редакция не указывает

Итак, проверка подошла к концу. В соответствии со ст. 89 НК РФ по окончании выездной налоговой проверки инспектор составляет справку, в которой фиксируется предмет проверки и сроки ее проведения. Однако из приведенной нормы не следует, что такая справка должна представляться плательщику, и на практике часто возникает ситуация, когда организация не знает об окончании проверки до момента получения акта по результатам проверки. А знать дату окончания проверки просто необходимо, так как после получения справки об окончании проверки организация вправе отказать представителям налоговых органов в представлении дополнительных документов, поскольку они могут быть истребованы только в процессе проведения проверки.

Не позднее двух месяцев с момента составления справки налоговый инспектор должен оформить акт налоговой проверки4 с указанием документально подтвержденных фактов нарушения законодательства о налогах и сборах, а также со ссылками на первичные бухгалтерские документы и иные обстоятельства, подтверждающие налоговые правонарушения.

Руководителю организации не стоит отказываться от подписания акта выездной налоговой проверки, даже если он с ним не согласен, так как акт действителен и без его подписи. И кроме того, подписание акта свидетельствует не о согласии с его содержанием, а о получении экземпляра для ознакомления. Поэтому отказ может стать препятствием к конструктивному решению разногласий.

Получив акт, необходимо провести его глубокий анализ для проверки обоснованности всех изложенных фактов. Если обнаружены неточности, искажение фактов хозяйственной деятельности, директор может принять решение о подаче возражений по акту проверки. На подготовку возражений Налоговый кодекс РФ отводит налогоплательщику две недели5, поэтому на акте проверки должна стоять реальная дата его вручения организации. Доводы, изложенные в возражении, следует подтверждать документально, одного перечисления фактов, с которыми налогоплательщик не согласен, недостаточно.

Подача возражений по акту проверки является правом руководителя, а не обязанностью. Непредставление их в налоговый орган не повлияет на возможность обжалования вынесенного решения в вышестоящем налоговом органе и (или) в суде. Поэтому, если руководитель уверен, что его доводы не будут приняты во внимание налоговым органом, то до вынесения решения по результатам проверки можно не указывать инспекции на допущенные ею ошибки и оставить их до судебного разбирательства. Тем более что суд принимает и изучает представленные документы независимо от того, подавались они в инспекцию или нет6.

Руководитель налогового органа (или его заместитель) в течение 14 дней со дня получения возражений рассматривает акт проверки, а также материалы и возражения. По результатам рассмотрения материалов проверки он выносит решение или о привлечении налогоплательщика к ответственности, или об отказе в привлечении, или о проведении дополнительных мероприятий7.

В случае несогласия с решением налогового органа, вынесенным по результатам проверки, в соответствии со ст. 137 НК РФ организация вправе обжаловать его. Статьей 138 НК РФ определено, что жалоба может быть подана в вышестоящий налоговый орган (вышестоящему должностному лицу) или в суд.

Каждое отступление от установленных правил проведения проверки, выявленное и зафиксированное предложенными выше способами, позволяет руководителю ставить вопрос о недействительности выявленных в ходе проверки фактов налоговых правонарушений.

Таким образом, для защиты прав и законных интересов организации руководителю необходимо всесторонне оценить риски и определить конкретные действия, предпринимаемые им в ходе выездной проверки. Главное – не бояться испортить отношения с налоговыми органами, а в полной мере использовать все возможности, предусмотренные законодательством, во избежание неблагоприятных налоговых последствий. Не зря говорят: «Этот мир любит сильных людей».

МНЕНИЕ ПРАКТИКА

Будьте готовы и ничего не бойтесь

Знайте свои права. На начальном этапе проверки целесообразно привлечь к работе налогового юриста, который знает регламенты налоговых проверок, права проверяющих и проверяемых, а также регламенты обжалования решений налоговиков, особенно если они нарушают сроки или процедуру проверки.

Отдельный кабинет для проверяющих. К сожалению, некоторые директора для экономии времени и места отводят контролерам уголок в кабинете бухгалтера. Тем самым они делают неудобной текущую работу именно ему, ведь налоговая проверка – сама по себе сильнейший стресс, а наблюдать контролера у себя в кабинете по 8 часов в день – стресс вдвойне. Бухгалтер вполне может покинуть организацию, решив, что ему просто не хотят обеспечить нормальные условия для работы.

Нормальные условия работы для проверяющих. Помните, эти люди пришли на ваше предприятие не по своей воле. Они не виноваты в том, что именно им придется проверять хозяйственную деятельность компании. Кроме того, отнестись к проверяющим подобающим образом обязывает и их статус. Поэтому в равноправном или даже индивидуальном распоряжении проверяющих должны быть кулер, чай, чайник, СВЧ-печь и холодильник, а руководителю как хозяину офиса необходимо лично представить старшего из проверяющих начальнику своего отдела АХО на случай, если им понадобятся, к примеру, канцтовары.

Не буду рекомендовать, какую линию поведения следует выбрать генеральному директору компании при общении с контролерами, – это уже сделали эксперты журнала «В курсе правового дела». Однако есть некоторые табу, которые никогда нельзя нарушать при общении с контролерами.

Запугивать нельзя никого и никогда, к тому же у налоговой инспекции есть возможность защитить своих сотрудников.

Предлагать взятку должностному лицу не только уголовно наказуемо. Сам факт предложения взятки говорит о генеральном директоре как о человеке, не уважающем работу инспектора и считающем, что налоговика можно купить.

Не надо заискивать и кивать налоговому инспектору, прикидываясь малопонимающим директором, которого подводят бухгалтеры один за другим, и радоваться тому, что вот наконец-то налоговики и вывели их на чистую воду. Некоторые директора пытаются дарить продукцию собственного производства или товары, которыми торгует компания. Но здесь есть свои подводные камни: вы можете отдать больше, чем составит сумма штрафа, или налоговик подумает: раз вы откупаетесь, значит, есть что искать.

Хотите вы или нет, но если проверяющие пришли с проверкой, то нарушения они все равно найдут. Не сразу, так позже, иначе они даром едят свой хлеб. Поэтому отнеситесь к приходу инспекторов как к чему-то мешающему нормальной жизни, но неизбежному, например, как к обязанности оплачивать поездку в метро. Это та же сплошная аудиторская проверка, только со штрафными санкциями. За найденные минимальные нарушения вы отделаетесь минимальными штрафами, за максимальные – большими. И знайте одно: работа компании все равно продолжится (только если компания не занимается незаконной деятельностью).

Васильев Дмитрий Александрович, главный бухгалтер фонда «Институт фондового рынка и управления»

1)  ст. 89 НК РФ

2)  п.1 ст. 93 НК РФ

3)  пп. 10 п. 1 ст. 21 НК РФ

4)  п.1 ст. 100 НК РФ

5)  п. 5 ст. 100 НК РФ

6)  п. 29 Постановления Пленума ВАС РФ от 28.02.2001 № 5

7)  ст. 101 НК РФ

 По материалам журнала "В курсе дела"