Менеджер по корпоративным мероприятиям (Event Manager)

В этой профессии, как нигде, много дилетантов: на event-рынок приходят, получив самое разное образование. Ведь пока у нас в стране нет ни одного вуза, готовящего event-менеджеров. Однако потребность в такого рода специалистах неуклонно растет. Сейчас даже небольшие компании, устраивая корпоративные праздники, предпочитают не обходиться собственными силами, как раньше, а обращаются в агентства и заказывают мероприятия под ключ.

Общее описание

Менеджер по корпоративным мероприятиям (Event Manager) отвечает за разработку стратегий клиентских корпоративных событий и специальных поездок, их организацию и проведение в соответствии с международными стандартами и индивидуальными требованиями заказчика. Различают менеджеров по внутрикорпоративному пиару и event-менеджеров, работающих в агентствах. Второй тип специалистов мы и рассматриваем в данной справке.

Рынок event-услуг появился в России в 1990-е годы, но до сих пор со стороны заказчиков претензии к нему очень высоки. Event-рынок испытывает катастрофическую нехватку профессиональных кадров. Некоторые крупные агентства открывают собственные школы, где читают курсы по event-менеджменту.

Образование

Пока в России нет ни одного высшего учебного заведения, где бы готовили event-менеджеров. Получить первоначальные знания, навыки и соответствующую практику по организации корпоративных мероприятий можно несколькими способами. К примеру, прийти на стартовую позицию ассистента в event-агентство и начать с секретарской работы: обзванивать подрядчиков предстоящего мероприятия, уточнять время прибытия на площадку, обозначать дедлайны. Можно пойти в подмастерья к уже раскрученному звездному event-менеджеру и помимо навыков приобрести еще нужные связи.

Начать карьеру event-менеджера возможно и самостоятельно: найти малопосещаемый клуб и организовать там какое-либо мероприятие бесплатно – в случае успеха вам, вероятно, предложат сотрудничество или порекомендуют своим бизнес-партнерам.

Не стоит забывать о специальных курсах и семинарах. Так, агентство праздников «КнязевЪ» открыло «Авторскую школу Сергея Князева для event-менеджеров», в которой готовят специалистов по организации мероприятий.

Смежные карьеры

В этой профессии, как нигде, много дилетантов: на event-рынок приходят, получив самое разное образование. В event-менеджеры подаются люди как с гуманитарным складом ума (психологи, философы, педагоги, пиарщики), так и с аналитическим (маркетологи), коммуникабельные, с хорошей памятью, психологической устойчивостью и приятной внешностью. Обычно средний возраст кандидатов не превышает 20–25 лет.

Функциональные обязанности

• Проведение встреч с клиентами с целью выяснения представлений заказчика о планируемом мероприятии, требованиях, составе участников.
• Разработка стратегии клиентских корпоративных мероприятий, специальных поездок, конференций, семинаров, тренингов, планируемых компаниями-заказчиками для своих клиентов, сотрудников.
• Составление детальной программы мероприятия; описание необходимых ресурсов и средств исполнения разработанной программы. Оформление их в виде проектного документа.
• Предварительный расчет бюджета мероприятия.
• Представление проекта мероприятия клиенту.
• Информирование клиента обо всех этапах выполнения проекта.
• Поиск, поддержание контактов и координация работы с субподрядчиками. Организация исполнения операционной части проектов.
• Мониторинг мероприятия, подготовка аналитических справок и статистических отчетов по проектам. Своевременное и качественное предоставление данной информации заказчику и руководству.
• Отслеживание современных тенденций и нововведений по организации корпоративных событий.
• Разработка наиболее оптимальных финансовых и организационно-административных схем и методов управления в области корпоративных событий и поездок.

На практике все зависит от уровня event-агентства. В жж-комьюнити ru_pr пользователь «pahmutova» развенчивает романтическое представление новичков о работе менеджеров по организации корпоративных мероприятий: «Творческие способности в этом деле не нужны... Нужна, простите, железная задница и подвешенный язык. Основная работа в московских event-агентствах – телефонные продажи, которыми, собственно, и занимаются начинающие менеджеры. Опытные уже стригут готовую клиентскую базу, наработанную самостоятельно или свистнутую с предыдущего места работы. Разработка каких-то новых сценариев и мероприятий никому не нужна, да и не рентабельна. В базах тасуется фиксированное количество надувных кукол-ежиков-клоунов».

Своим опытом делится юзер «dadrov»: «Клоуны и цветы в помещении – это все ерунда. Гораздо чаще решаются чисто организационные вопросы. Их решать важнее всего и достаточно часто это поток. Квалификация тут выражается в том, что у квалифицированного менеджера не бывает проколов за все время проведения мероприятия вне зависимости от того, сколько человек будет участвовать, на какой срок рассчитано, предусматривается ли какая-то особая развлекательная программа или нет. Плюс еще вопросы подбора помещения, оснащение его всем необходимым, обеспечение продуктами питания, транспортом, нужным оформлением и т. п. – задач много. Но если надо будет запустить бабочек в зал, квалифицированный менеджер должен знать, где их взять, причем, лучше, если он сделает так, что клиент это предложит сам и готов будет заплатить весьма немалые деньги за такие излишества. А в остальном – эта работа достаточно скучная и не всегда благодарная».

Навыки

Менеджер по корпоративным мероприятиям должен обладать навыками project-менеджера. Каждое мероприятие – фактически отдельный проект, который нужно поднять с нуля, опираясь на ресурсы event-компании либо организации-заказчика. Специалистам с опытом работы от двух лет на позиции Event/Project Manager отдается предпочтение. Особенно, если они работали в сфере туризма, медиа, индустрии развлечений, гостиничного бизнеса. Помимо этого event-менеджер должен обладать:

• хорошими связями в сфере event-менеджмента;
• способностью разрабатывать стратегический план мероприятия, планировать и организовывать различные по масштабам события;
• развитыми вербальными, письменными и коммуникационными способностями;
• опытом эффективного управления подчиненными;
• способностью работать как в составе команды, так и автономно;
• организационными способностями, вниманием к мелочам и деталям;
• готовностью к командировкам;
• клиентоориентированностью, пониманием специфики сервисной индустрии;
• свободным владением английским языком (письменно и устно).

Плюсы и минусы

Главный минус в работе event-менеджера – ненормированный рабочий день. Репетиции специальных мероприятий проходят, как правило, по вечерам либо в выходные дни. Еще одна особенность – угодить всем, всегда и во всем практически невозможно, отсюда следует высокая стрессовость работы. Однако по мере приобретения опыта event-менеджер легче справляется с психофизическими перегрузками.

Все увереннее заявляют о себе как о заказчиках event-услуг компании, которые можно отнести к сегменту эконом-класса. Если раньше подобные фирмы, устраивая корпоративные праздники, предпочитали обходиться собственными силами и обращались в агентства лишь с просьбами организовать выступления артистов, то сейчас они заказывают мероприятия под ключ. Такое обстоятельство свидетельствует сразу о нескольких положительных тенденциях: во-первых, компании развиваются, растет их благополучие; во-вторых, среди клиентов увеличивается понимание того, что организацией праздников должны заниматься специалисты, и, как следствие, возрастает доверие к профессионалам, а в-третьих, укрепляется авторитет event-агентств.

Оплата труда

Обычно гонорар event-менеджера составляет 10–20% от бюджета мероприятия. Однако система вознаграждений, которая является идеальной для одной компании, может не подойти для другой. Рассмотрим самую распространенную.

За небольшой оклад ($500) event-компания покупает рабочее время event-менеджера. Сумма может быть большей, если в обязанности включены функции управления подразделением, рекламными бюджетами, обучение молодых сотрудников, распределение заказов, финансовый контроль и прочее. Редко зарплата превышает $1 тыс. Основной доход формируется из бонусов за проведение мероприятий. Начинающие организаторы получают 10% от прибыли отдельно взятого заказа, а опытные менеджеры – 25%.

При бюджете в $200 тыс. (новогодняя вечеринка среднестатистической нефтяной компании) гонорар ответственного организатора составит не менее $5 тыс. Звездным event-менеджерам нередко предлагают доли в клубах и ресторанах.

Перспективы

Аналитики предсказывают, что через 2–3 года на event-рынке будут править бал те агентства, где четкая специализация профессиональных event-менеджеров позволит контролировать значительную часть наиболее прибыльных клиентов. Уже сейчас event-менеджеры в таких агентствах получают в 3–4 раза бóльшую зарплату, чем в остальных.