Бухгалтерия командировок
Лидия Захарова
Источник: Финансовые известия
Правила оформления командировок сотрудников и расчета суточных меняются практически ежемесячно. На какие документы нужно ориентироваться бухгалтеру, снаряжая сотрудника в командировку, и как правильно отразить в учете расходы, рассказали эксперты.
Перед направлением сотрудника в командировку бухгалтер составляет служебное задание (унифицированная форма N Т-10а), которое служит основанием для издания приказа о направлении сотрудника в командировку (форма N Т-9), поясняет ведущий специалист консультационного отдела департамента аудита АКГ "СВ-Аудит" Игорь Невский: "На основании приказа при командировке на территории России выписывается командировочное удостоверение (форма N Т-10). Согласно письму Минфина от 23 мая 2007 г. N 03-03-06/2/89, составление командировочного удостоверения обязательно, так как именно в нем делают отметки о выбытии и прибытии в место назначения".
Вопросы возмещения командировочных расходов регулируются статьей 168 ТК, согласно которой порядок и размеры возмещения расходов по служебным командировкам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, отмечает исполнительный директор ЗАО "Консалтинговая группа "Зеркало" Ольга Мигачева: "Организация может в локальном нормативном акте установить перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. На практике ими являются приказ о направлении работника в командировку и (или) командировочное удостоверение".
Бухгалтеру при расчете командировочных следует руководствоваться Трудовым кодексом, инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 (в части, не противоречащей ТК), сообщает заместитель генерального директора ЗАО "BKR-Интерком-Аудит" Виталий Семенихин. "Также Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата от 5 января 2004 г. N1), - продолжает он. - Для целей налогообложения командировочных расходов используются положения статьи 264 НК и нормы расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, утвержденные постановлением правительства от 8 февраля 2002 г. N 93. При расчете командировочных расходов работников бюджетных организаций необходимо учитывать положения постановлений правительства от 2 октября 2002 г. N 729 и от 26 декабря 2005 г. N 812, а также приказа Минфина от 2 августа 2004 г. N 64н, добавляет юрист-консультант Юридического центра "Законный бизнес" Ксения Антоненкова.
После возвращения из командировки в организацию работник составляет авансовый отчет по форме N АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. N 55). К нему нужно приложить документы, подтверждающие произведенные расходы (по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные затраты на проживание вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя), перечисляет Ксения Антоненкова: "Также необходимо предъявить в бухгалтерию командировочное удостоверение по форме N Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата N 1), так как данный документ удостоверяет факт и время пребывания в служебной командировке".
Причем сделать это нужно в течение трех дней с момента возвращения из поездки, продолжает Виталий Семенихин: "После утверждения авансового отчета бухгалтер фирмы спишет подотчетные суммы с подотчетного лица. Если сотрудник не полностью потратил полученный аванс, то остаток денег возвращается в кассу организации, если же, наоборот, не уложился в ранее выданную сумму, то ему возместят перерасход". Датой осуществления расходов на командировки в налоговом учете по методу начисления является дата утверждения авансового отчета работника организации (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК).
Избежать претензий налоговиков при признании командировочных поможет полный пакет документов, подтверждающих произведенные расходы, говорит Игорь Невский: "Так, для подтверждения расходов на оплату гостиницы могут быть использованы счет формы 3-Г (он должен быть изготовлен типографским способом) или счет (акт) и чек ККМ".
Ольга Мигачева добавляет: "Например, для признания расходов в случае задержки работника в служебной командировке командированный должен кроме билетов представить также документы, подтверждающие причину задержки, например справку из аэропорта о причинах задержки вылета самолета (письмо Минфина от 16 ноября 2006 г. N 03-03-04/2/244)".
С целью налогообложения прибыли суточные относят на расходы в пределах 100 рублей за день командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). ЕСН, пенсионные взносы и взносы на страхование от несчастных случаев не начисляются на сумму суточных, установленную коллективным договором или локальным нормативным актом, разъясняет Ольга Мигачева.
"Минфин и налоговые органы настаивают, что все суточные свыше 100 рублей подлежат налогообложению НДФЛ, так как не подпадают под действие пункта 3 статьи 217 НК (письмо Минфина от 16 февраля 2007 г. N 03-04-06-02/28), - подчеркивает Игорь Невский. - Но позицию чиновников опровергает судебная практика. Суточные не подлежат налогообложению НДФЛ в пределах норм, установленных самой организацией (решение ВАС от 26 января 2005 г. N 16141/04). Несмотря на сложившуюся судебную практику в пользу фирм, налоговики продолжают штрафовать организации за неначисление НДФЛ, поэтому компания, выплачивающая суточные более 100 рублей, должна решить, готова ли она к судебному спору".
|
