Пришла пора считать отпускные
Юлия Горбик
Источник: Финансовые известия
В отпуск в июле, по статистике, уходит более двух третей сотрудников. Пока они предвкушают будущий отдых, бухгалтер рассчитывает их отпускные. Как исчислить суммы, полагающиеся к отдыху, и оформить произведенные расходы, разъяснила ведущий эксперт журнала "Московский бухгалтер" Юлия Горбик.
Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, отсчитывается со дня начала работы. Проработав в фирме шесть месяцев, сотрудник может рассчитывать на отдых. Из этого периода исключаются время отпуска по уходу за ребенком, отпуска за свой счет, если он превышает 14 дней, а также время прогула без уважительной причины.
Сотрудники организации должны ежегодно ходить в отпуск. Его непредставление в течение двух лет подряд запрещено. В силу различных причин у работников могут быть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды. При этом за ними сохраняется право на использование всех полагающихся отпусков, которые должны предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и фирмой (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. N 473-6-0).
Расчет среднего заработка производится исходя из начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК). Для исчисления сумм, полагающихся к отдыху, нужно средний дневной заработок умножить на количество дней отпуска. Определяют отпускные в случае не полностью отработанного сотрудником одного или нескольких месяцев расчетного периода следующим образом. Средний дневной заработок исчисляется путем деления начисленной заработной платы за расчетный период на количество полностью отработанных месяцев, умноженное на 29.4, плюс количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. N 475-6-0). Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1.4. Сотрудникам с суммированным учетом рабочего времени средний заработок для расчета отпускных следует исчислять в обычном порядке (письмо Роструда от 10 января 2007 г. N 16-6).
В расчет среднего заработка нужно включать все премии, если они предусмотрены положениями об оплате (премировании) работников, то есть в состав этого показателя входят также разовые и единовременные вознаграждения (письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. N 274-6-0). Суммы отпускных включаются в расходы по оплате труда и уменьшают налогооблагаемую прибыль. На эти выплаты начисляется единый социальный налог, и с них удерживается налог на доходы.
Сотрудники с ненормируемым рабочим днем должны получать дополнительные дни отпуска. Продолжительность такого отпуска устанавливается в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка и не может быть меньше трех календарных дней (ст. 119 ТК). Минфин в письме от 6 февраля 2007 г. N 03-03-06/2/17 разъяснил порядок налогообложения дополнительного отпуска у сотрудников с ненормированным рабочим днем. Итак, при заключении с физическим лицом трудового договора нужно оговорить производственную необходимость работы в режиме ненормированного рабочего дня. А все случаи трудовой деятельности сверх нормальной продолжительности должны быть оформлены локальным нормативным актом. При выполнении данных условий расходы фирмы, связанные с оплатой дополнительных отпусков таким сотрудникам, учитываются в целях налогообложения прибыли в составе расходов по оплате труда согласно статье 255 Налогового кодекса. Кроме того, в этой ситуации данные выплаты подлежат налогообложению ЕСН в общеустановленном порядке.
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК). Это правило применимо и к отпускам за предыдущие рабочие периоды. При этом замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, является правом, а не обязанностью работодателя. Столичные налоговики в письме от 18 января 2007 г. N 21-11/003925@ отметили, что такие компенсации подлежат обложению единым социальным налогом в соответствии с нормами главы 24 Налогового кодекса. Помимо этого, указанные выплаты являются объектом налогообложения НДФЛ в общеустановленном порядке (п. 3 ст. 217 НК).
Как оформить отдых
Расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов. Об этом говорится в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса. Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. N 1 утверждены следующие унифицированные первичные документы:
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику N Т-6;
- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику N Т-60.
При отсутствии данных документов компании не вправе учесть затраты на оплату отпускных в целях налогообложения прибыли, так как не выполняется критерий документальной подтвержденности расходов.
При оформлении выплаты компенсации за неиспользованный отпуск следует сделать приказ руководителя, который оформляется на основании заявления работника. Унифицированной формы такого документа нет. Следовательно, данное распоряжение составляется в свободной форме, включая все обязательные реквизиты, установленные законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ.
|
