О чем мечтает кадровик, или Кому поможет автоматизация?
Фатима Кубатиева
Источник: Кадровое дело
Жизнь кадровика и менеджера по персоналу вот уже который год тесно связана с компьютерами и программным обеспечением. Прошли те времена, когда все без исключения вели карточный учет и печатали приказы на машинках. Новые времена – новые рабочие инструменты. Давайте поговорим о программах, которые помогают (а может, мешают?) эффективно работать кадровым и HR-службам.
Светлана*,
начальник отдела кадров (г. Волгоград):
«Штат нашей компании существенно увеличился. С огромным трудом уговорила руководство на покупку кадровой программы. Но когда начала изучать рынок, то растерялась. Огромное количество программ, теперь не знаю, какую выбрать».
 Надежда МАКСИМОВА,
менеджер Учебного центра АНО «Консультационно-учебный центр “ИНФАРС”»:
«Год назад внедряли программу кадрового учета и управления персоналом. Было довольно сложно, так как нет толковых пособий, а руководство пользователя многого не описывает. Программисты же, как оказалось, вообще не владеют темой. Они ничего не понимают в управлении персоналом!»
Знакомые ситуации? С похожими проблемами кадровики и HR-ы сталкиваются регулярно. В этом приложении мы постараемся помочь вам принять единственно верное для вашей компании решение.
Компьютер и учет кадров
Первое, что требует автоматизации, – это кадровый учет. Конечно, самое большое количество потребителей специализированных программ, связанных с работой с персоналом, – это специалисты по кадровому делопроизводству. К возможностям автоматизации кадрового учета относятся:
- автоматизация процедур приема, увольнения, перемещений и отпусков сотрудников;
- формирование всех существующих унифицированных форм кадровых документов (в т. ч. личных карточек работников, штатного расписания, табеля учета рабочего времени);
- расчет среднесписочной численности, расчет стажа;
- работа с окладами, тарифными сетками, часовыми ставками;
- воинский учет.
Помощник HR-а
В современных условиях одного учета кадров недостаточно. Особенно много проблем возникает у компаний с холдинговой структурой, когда управленческая организационная структура, используемая при планировании, не совпадает со структурой штатного расписания юридических лиц. Автоматизация процессов управления персоналом позволяет:
- создавать корпоративную организационную структуру компании или холдинга, контролировать ее актуальность;
- анализировать работу с персоналом по подразделениям в существующей организационной структуре (не только в рамках юридических лиц);
- формировать отчеты по численному, половозрастному, образовательному составу компании и др.;
- формировать и работать с кадровым резервом;
- контролировать виды и формы финансовой мотивации сотрудников;
- работать с должностными инструкциями;
- составлять профили должности и профили сотрудника;
- планировать и контролировать проведение мероприятий по оценке персонала.
Программа для рекрутера
Еще один процесс, над автоматизацией которого мы все чаще задумываемся, – это рекрутинг. Самая главная проблема, с которой сталкивается рекрутер, – систематизация огромного массива информации, с которой ему приходится работать. Программные продукты с разной степенью успешности решают вопросы:
- систематизации информации о текущих вакансиях;
- автоматического размещения вакансий в интернете;
- контроля сроков закрытия вакансий;
- систематизации резюме по текущим вакансиям;
- отбора наиболее подходящих под требования вакансии резюме;
- создания архива вакансий;
- создания архива резюме.
Какие процессы сложно автоматизировать в работе кадровика и HR-а?
 Андрей КРАСНОПОЛЬСКИЙ,
коммерческий директор Консультационной группы АТК:
– Например, подбор персонала, где важна адекватная оценка не только деловых, но и человеческих качеств. Это не всегда можно выразить в количественных показателях.
 Вадим СПИРЁВ,
директор по персоналу группы компаний «Белая Дача»:
– Автоматизировать можно большинство операций по кадровому делопроизводству и учету, а также процедуры рекрутмента и адаптации, оценки и обучения персонала.
|
 Ольга СКРЯБИНА,
главный специалист по кадрам группы компаний «Градиент Альфа»:
«При выборе программы по автоматизации кадровых процессов я остановилась бы на той, которая включает в себя комплексную универсальную систему, объединяющую все вопросы управления персоналом в единое целое. Она должна быстро и в удобной форме сформировать данные, необходимые как для специалиста по кадрам и бухгалтера, так и для руководителя организации и менеджера по персоналу. Программа должна предоставлять комплекс средств, отвечающих современным стандартам и законодательству для расчета и начисления заработной платы и исчисления налогов. Она должна соответствовать тенденции перехода от информации оперативного управления (учет кадров, регистрация рабочего времени, расчет зарплаты) к стратегическому управлению (оценка и подбор персонала, управление обучением, компетенциями, аттестацией и финансовой мотивацией персонала, планирование карьеры и занятости сотрудников). На данный момент программы, отвечающей всем этим требованиям, не существует».
Посмотрим, насколько справедливо это утверждение.
Возможности корпоративных программ
В последнее время помимо стандартных программ по учету кадров и работы с персоналом все большее распространение получают корпоративные программные продукты, автоматизирующие все направления кадровой работы. Возможны три пути внедрения программного обеспечения в организации.
Путь 1. Внедрение в компании собственного программного обеспечения, которое будет сосуществовать со стандартной системой кадрового учета. В этом случае возникают проблемы с единообразием управленческой отчетности и интеграцией блоков расчета заработной платы и кадрового учета. Эти проблемы технически разрешимы, однако это усложняет процесс составления и использования управленческой отчетности по персоналу.
Путь 2. Разработка кадровых блоков в рамках корпоративных комплексных информационных систем. Здесь есть как плюсы, так и минусы. В числе достоинств – высокая степень адаптации программного обеспечения под конкретную компанию. Среди недостатков можно отметить следующие. Процесс разработки и внедрения собственного программного продукта достаточно длительный и сложный, сопровождающийся бесконечными тестированиями, исправлением ошибок, как технических, так и содержательных, и подразумевает большую степень вовлеченности HR-а в процесс написания технических заданий для программистов.
Путь 3. Внедрение единой ERP-системы, включающей в себя блоки кадрового учета и управления персоналом. Возможности, которые предоставляют такие системы, очень широки. Однако подобные системы довольно дороги, малоприменимы в компаниях с небольшой численностью работников, их внедрение – трудоемкий и длительный процесс.
 Юлия ФУНК,
руководитель отдела персонала компании «Роберт Бош»:
«Для кадрового учета и расчета заработной платы мы используем специализированную программу, которая была адаптирована под наши потребности. Для управления результатом, потенциалом и планирования карьеры используем самописную программу. Она очень удобна, однако использование самописных программ имеет один большой минус – компания попадает в зависимость от одного-двух человек, авторов программы. Если эти люди в штате, есть риск манипуляции работодателем. Если привлекаются фрилансеры, то при потере интереса к проекту с их стороны можно остаться без технической поддержки».
|
