Зачем нужны визитные карточки?

Без знания норм поведения и общения в деловом мире очень трудно рассчитывать на успех в продвижении по служебной лестнице. Для тех, кто хочет сделать голово-кружительную карьеру, мы продолжаем цикл публикаций о деловом этикете.

Визитные карточки существуют очень давно. Еще в Средние века путешественник Марко Поло привез их в Европу из Китая, где получил от крупных чиновников – мандаринов. Весьма популярны были визитки при дворе Людовика XIV.

Сейчас все большее количество людей обзаводится визитными карточками. И действительно, визитки очень удобны: они упрощают процедуру представления, страхуют от путаниц и неточностей. Визитные карточки стали элементом делового этикета, проявлением уважения к партнеру. Поэтому сегодня визитки желательно иметь не только дипломатам и бизнесменам. Даже если по роду своей деятельности вы не планируете устанавливать деловые связи, вполне может оказаться, что кто-то, познакомившись с вами, вручит вам свою визитку. Согласно этикету вы должны незамедлительно предложить ему свою. Чтобы не оказаться в неловкой ситуации и не мямлить «А у меня визитки нет», лучше заказать минимальное количество карточек и носить их с собой.

Современные визитки по форме восходят к визиткам 18 века. Их стандартный размер – 5х9 см. Высшие должностные лица иногда заводят визитки большего размера – 6 х 10. По протокольным правилам, визитка должна быть белого цвета. Однако строгие требования к оформлению визитных карточек сейчас соблюдают только дипломаты. Бизнесмены зачастую используют цветные карточки – розовые, голубые, красные, черные и так далее. Подобная свобода самовыражения, безусловно, позволяет человеку проявить свою индивидуальность. Однако нельзя забывать о том, что визитка, представляя своего владельца, многое может сказать о его социальном статусе и личном вкусе. Если вы хотите производить впечатление солидного человека, вам следует отдать предпочтение строго оформленным визиткам: белая, кремовая или сероватая бумага, четкий черный шрифт. Нужно избегать вычурности, экстравагантности и роскоши вроде золотого обреза.

На визитке указывают фамилию, имя, отчество, место работы, должность, почтовый адрес фирмы, служебный телефон, факс, адрес электронной почты. По мнению имиджмейкеров, чем больше телефонов указано на визитке, тем солиднее кажется фирма, в которой работает владелец карточки. Дополнительно можно указать звание или ученую степень, если таковая имеется.

Наши бизнесмены часто заказывают двухсторонние визитки: с одной стороны – на русском языке, с другой – на иностранном. Если придерживаться строгих протокольных правил, это неверно: текст визитной карточки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой можно было делать какие-нибудь записи. Чтобы не загромождать визитки информацией на двух языках, лучше напечатать визитки двух видов – одни для общения с соотечественниками, другие – с иностранцами. Кроме того, можно заказать разные визитки для деловых знакомств и неформального общения: первые – с перечислением всех титулов и регалий, вторые – попроще.

Если у вас изменился номер телефона, можно его на визитке зачеркнуть, написать правильный и использовать эти карточки, пока вам не сделают новые. А вот при назначении на новую должность старыми карточками пользоваться нельзя.

При знакомстве с соотечественником первым вручает карточку тот, кто пришел с визитом. Если же встреча происходит на нейтральной территории, обмен визитками начинает тот, чей ранг ниже, а при равном социальном положении – тот, кто младше по возрасту.

Совсем иные правила действуют при знакомстве с иностранцами. В этом случае сначала свои визитки вручают хозяева – принимающая гостей сторона. При встрече двух делегаций обмен визитками начинается с наиболее высокопоставленных членов и идет по субординации. Особенно строго эти правила соблюдают японцы и корейцы: для них нарушение этикета в этом вопросе означает оскорбление. Европейцы и американцы смотрят на вещи проще.

В Азии принято подавать и принимать визитную карточку обеими руками. Общаясь с европейцами, допустимо действовать только правой рукой. Карточку подают текстом вверх. И вручающий, и принимающий визитку обмениваются легкими поклонами. Передавая карточку, следует отчетливо назвать себя, чтобы избежать недоразумений с произношением и ударениями. Особенно это важно при знакомстве с иностранцами или если ваша фамилия сложна для произношения. С этой же целью рекомендуется, приняв карточку, в присутствии партнера прочитать вслух его имя.

Перед началом беседы в группе деловых людей раздайте визитки всем собеседникам, прежде всего – тем, кто уже передал свою карточку вам. Полученные визитки положите рядом, чтобы проверять, правильно ли вы обращаетесь к участнику переговоров. Визитные карточки нельзя мять и вертеть в руках.

Чтобы не забыть, от кого и при каких обстоятельствах получена визитная карточка, можно во время переговоров сделать на ней запись: обозначить дату и суть переговоров. На Западе принято прикреплять визитки сшивателем к странице делового дневника, чтобы делать там более подробные записи.

Чтобы держать визитки в порядке, рекомендуется иметь несколько визитниц разного цвета для партнеров по деловым переговорам, случайных знакомых и так далее. Свои визитки желательно хранить в специальном футляре для визиток.

Кроме личного знакомства, визитки используют для заочного представления – для информирования о своем существовании лиц, в контактах с которыми вы заинтересованы. Например, если вы хотите попасть на прием к какому-либо должностному лицу, передайте ему визитку с секретарем.

Визитные карточки можно посылать по почте или с курьером или завозить лично вместо писем. При этом в левом нижнем углу простым карандашом пишут сокращенное обозначение соответствующих французских слов, например:
P. F. – (pour feter) – поздравление с праздником;
P. F. N. A. – (pour feter le Nouvel An) – поздравление с Новым годом;
P. R. F. – (pour remercier et pour feter) – благодарность за полученное поздравление и ответное поздравление;
P. C. – (pour condoleances) – выражение соболезнования;
P. R. – (pour remercier) – благодарность за поздравление, подарок, услугу или выражение соболезнования;
P. P. C. – (pour prende conge) – заочное прощание при отъезде на длительное время;
P. P. – (pour presenter) – заочное представление третьего лица человеку, которого вы хорошо знаете, в этом случае прилагается визитная карточка представляемого. (Ответ дается визитной карточкой без надписей, направляемой в адрес представляемого лица.)

Впрочем, если вы не уверены, что тот, кому вы посылаете визитку, искушен в вопросах дипломатии, вы можете не морочить ему голову иноязычными сокращениями, а просто написать по-русски то, что вы хотите сообщить.

Однако этикет и тут диктует свои правила: надписи на русском языке обязательно делаются в 3-м лице: «благодарит за поздравление», «выражает соболезнование по случаю…» и так далее. Визитные карточки никогда не подписываются, и дата не ставится.

Для приглашения на неофициальный дружеский прием вверху на визитной карточке пишется имя и фамилия приглашаемого, а внизу указывается наименование приема (завтрак, коктейль и так далее), место, где он состоится, число и время. Если всю эту информацию трудно вместить на визитку, можно использовать готовое приглашение, либо открытку, к которой приколоть свою визитку.

Если владелец карточки лично завозит ее адресату, это рассматривается как знак особого уважения. В этом случае у визитки загибается верхний угол или одна сторона карточки – у нас справа, в некоторых странах слева. Загибать карточку, отправляемую по почте, с шофером или курьером нельзя – это грубое нарушение этикета. Карточку, которую вручают из рук в руки, тоже не перегибают.

При перемене адреса обязательно нужно всем знакомым разослать старые визитные карточки вместе с новыми, где указаны новые реквизиты.

Визитные карточки оставляют при нанесении визита, посылают после нанесенного визита (если не наносится ответный визит), с ними пересылаются подарки, цветы, билеты в театр, фотографии и так далее. Иногда визитные карточки посылаются вместо письма, выражающего благодарность за приглашение на какое-либо мероприятие. (Вручать свою визитную карточку лично с выражением благодарности и других чувств не принято).

Визитные карточки, посылаемые почтой или с курьером, вкладывают в специальный конверт, на котором от руки или на пишущей машинке указывают имя, фамилию и должность адресата. В один конверт на имя одного человека можно вложить несколько визитных карточек от разных лиц. Если в одном конверте посылаются визитные карточки сразу нескольким лицам, то в левом верхнем углу каждой карточки указывается фамилия лица, которому она адресована. На полученные визитные карточки дают ответ визитной карточкой в течение 24 часов.

Рекомендуется каждый раз, когда это, возможно, писать на карточке несколько слов, чтобы в дальнейшем третье лицо не могло, воспользовавшись этой карточкой, выдать себя за вас. Например, можно подчеркнуть номер телефона, по которому до вас проще всего дозвониться, или надписать время, в которое вы бываете на работе. Иногда для безопасности на визитной карточке печатают фотографию ее владельца.

Раньше этикет предписывал женщинам иметь визитные карточки меньшего размера, чем у мужчин, и указывать на них только имя, отчество и фамилию. Однако по мере того, как женщины из светских дам превратились в активных участниц деловой жизни, это правило устарело. Современные бизнес-вумен, естественно, указывают на визитках свою должность, место работы, адрес фирмы и телефоны. Чтобы вместить всю эту информацию, женские визитки приходится увеличивать в размере. Тем не менее, правила хорошего тона запрещают женщинам оставлять визитки в домах холостых мужчин. Джентльменам рекомендуется посылать дамам визитки без указания своей должности. Конечно, при деловом знакомстве и женщины, и мужчины обмениваются визитными карточками, содержащими полную информацию. Таким образом, этикет идет на уступки в бизнесе, но сохраняет условности в частной жизни.