Арифметика деловой переписки

Без знания норм поведения и общения в деловом мире очень трудно рассчитывать на успех в продвижении по служебной лестнице. Для тех, кто хочет сделать головокружительную карьеру, мы продолжаем цикл публикаций о деловом этикете. Сегодня мы говорим о том, как правильно писать служебные письма.

Грамотно составленное письмо не только поможет решить вопрос, которому оно посвящено. Если вы составите текст толково, он одновременно будет характеризовать и вас самого как квалифицированного работника. А такие вещи никогда не бывают лишними. В практике трудоустройства очень часто происходят следующие истории. Работает человек в небольшой фирме, посылает отчеты, запросы и т. п. в другие фирмы, иногда очень крупные, куда берут на работу только по рекомендациям. И вот спустя какое-то время такому грамотному сотруднику приходит (разумеется, приватно) предложение работы с гораздо более высокой зарплатой из этой крупной фирмы.

Это не святочные истории, это реальная практика. Поговорите с любым опытным рекрутером, и он вспомнит одну или несколько подобных историй. Словом, умение писать деловые письма – вещь весьма и весьма полезная. А как же правильно они пишутся?

Бизнес лирики не любит

Краткость, как известно, сестра таланта. Это правило как нигде применимо в деловой переписке. В грамотно составленном служебном письме не должно быть лишних слов. Более того, в нем вообще не должно быть эмоций. Не случайно в деловых письмах распространены безличные глагольные конструкции (не «Я рассмотрел Ваше предложение и считаю целесообразным…», а «Рассмотрев Ваше предложение, считаю целесообразным…»). В то же время деловое послание должно быть динамичным и энергичным. Поэтому психологи рекомендуют избегать пассивного залога («Ваше предложение было рассмотрено…»). И еще важная деталь: служебное письмо должно быть предельно точным, его стиль не допускает вариантов толкования.

О вреде экономии

Деловые письма пишут только на лицевой стороне бумаги. В идеале деловое письмо должно умещаться на одной странице. Если это никак не удается, все страницы, кроме первой, нумеруют арабскими цифрами. Особо важные деловые письма не сгибают, а отправляют в специальных больших конвертах. Менее официальные письма можно складывать текстом внутрь. Письмо должно свободно помещаться в конверт.

Деловые письма пишут на фирменных бланках, содержащих эмблему компании, ее полное название, почтовый адрес, телефоны и банковские реквизиты. Хороший тон предписывает компании иметь фирменные конверты. Если используется конверт с прозрачным окошечком, адрес на конверте не пишется.

Деловое письмо должно быть напечатано – от руки писать нельзя. Ширина поля с левой стороны – не меньше 2 см. Абзац с крайней строки – 5 интервалов. Обращение пишется без абзаца. Текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала.

В левом верхнем углу письма помещают инициалы, фамилию и адрес получателя. Перед инициалами ставят сокращенное «г-ну» (господину), «г-же» (госпоже) или «г-дам» (господам). Если у адресата есть титул или звание, его указывают вместо обращения «господину». В Китае и Венгрии, к примеру, принято сначала писать фамилию, и только потом – имя. При рассылке рекламной корреспонденции можно фамилию адресата не ставить, указав название отдела, в который направляется письмо, или должность того, кому письмо предназначено – например, «генеральному директору». Писать безымянно не рекомендуется даже рекламные письма!

В правом верхнем углу чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя проставляют дату отправления письма – день, месяц и год. Необходимо помнить, что сокращенное написание месяца в деловом мире не принято. Связано это с тем, что в некоторых странах (например, в США) сначала указывают месяц и после него – число. Таким образом, полное написание даты помогает избежать недоразумений при международном общении.

Зарубежному партнеру пишут на его родном языке, либо на английском – это язык международного общения.

Вежливость - прежде всего

Обращение пишут без абзаца. Вежливое обращение традиционно состоит из слов «дорогой» или «уважаемый» «господин» («госпожа»), далее указывается имя или фамилия – в зависимости от степени близости с корреспондентом. В официальных письмах не принято обращаться на «ты» даже к тем, с кем вы в жизни накоротке. Местоимение «Вы» в личных письмах пишется с большой буквы. После обращения ставится запятая, а не восклицательный знак.

После обращения следует указать тему письма: «О Ваших предложениях по проекту XXL», «О поставках говядины» и так далее. Если письмо затрагивает только одну проблему, ее можно обозначить и до обращения – сразу после адреса. Чтобы выделить заголовок, его подчеркивают или пишут заглавными буквами.

Заканчивают письмо так называемым комплиментом: «Искренне Ваш», «С наилучшими пожеланиями» и тому подобное. Если вы отвечаете на полученное письмо, используйте при формулировке вступительного обращения и комплимента те же выражения, которые содержались в письме, присланном вам.

Под комплиментом печатают фамилию и должность автора письма, отступив 2-2,5 см для подписи. В письмах рекламного характера фамилия и подпись не обязательны.

Если к письму прилагаются какие-либо документы, они перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после указания «Приложение».

На полученные письма отвечают в течение 10 дней. Если принять решение за это время невозможно, в течение 3 дней нужно сообщить, что письмо получено. Окончательный ответ дается в течение 30 дней.

Сегодня деловые письма нередко отправляют по факсу. В этом случае краткость еще более важна, чем при почтовой переписке. Крайне желательно ограничиться одним листом. Необходимо указать номер своего факса для связи и поставить номер факса партнера перед названием фирмы и фамилией адресата. На официальных бумагах, отправляемых по факсу, ставятся печать и подпись ответственного лица. Отправлять факсы по два раза для гарантии – моветон. Рекомендуется перезвонить и спросить, получено ли сообщение и хорошо ли оно читается.

В общем, деловая переписка – дело тонкое. Для человека, искушенного в таких вопросах, достаточно бегло посмотреть на то, как бумага составлена, и он уже сможет многое рассказать об ее авторе. Так что не пренебрегайте правилами деловой переписки – очень может быть, что знание и соблюдение этих правил поможет сделать вам блестящую карьеру.