Народ хочет знать

Случалось ли вам поймать себя на мысли, что вы работаете в компании уже не первый год, а чувствуете себя в «родном доме» иностранцем, не знающим ни языка, ни маршрута? Попытки прорваться сквозь эти «барьеры» натыкаются или на запреты службы безопасности или на загадочные фразы о закрытой корпоративной культуре. А хочется, если уж не полной ясности, то, хотя бы, света в конце тоннеля.

Код доступа
Представьте себе восточный рынок, где на ваших глазах портной шьёт вам халат из материала, который он взял (также при вас) в соседней лавке за два динара. Вы договорились, что работа портного обойдется еще в один динар, кроме того, он рассчитывает на остатки шелка. Вы видите, что еще через 10 минут халат будет готов. Вам как клиенту абсолютно понятна схема работы этого мастера, и вы можете проследить не только за процессом шитья, но и за качеством строчки. Мастеру ясно, что он получит с вас определенную прибыль – как на вашей оплате его труда, так и на косвенных заработках. Партнерам этого портного (продавцам ткани) также ясно, сколько примерно метров ткани закупит в ближайший месяц частный предприниматель. Иными словами, его бизнес прозрачен.
Таким образом, мы можем сформулировать определение: прозрачность бизнеса – это его понятность и предсказуемость для всех заинтересованных сторон. Кто эти стороны и чего они хотят?
• Клиенты
Клиенты хотят понимать, каким будет качество закупаемого ими товара и подчас заинтересованы в информации о том, за счет чего и каким образом это качество достигается и гарантируется. Им также интересны вопросы ценообразования, формы оплаты, возможности удовлетворения претензий и сроки выполнения заказа. Если клиент в состоянии получить ответы на все волнующие его вопросы в срок и с надлежащими подробностями, то бизнес поставщика для него - прозрачен.
• Поставщики
Поставщикам и другим бизнес-партнерам важно, как и при каких обстоятельствах может измениться спрос на их услуги со стороны вашей компании.
• Акционеры
Акционерам хочется видеть, как их деньги растут и что делается не только для ускорения этого роста, но и для защиты их вложений от рисков.
• Сотрудники
Что же хочет знать персонал? В зависимости от уровня должности сотрудника может меняться уровень его запроса на тему прозрачности бизнеса компании, но в первую очередь персонал интересуют те моменты, которые влияют на его благополучие внутри компании. Остановимся на этом подробнее. Самый простой вопрос, который всегда интересует работника: «Сколько я получу за свой труд и как я могу повлиять на итоговую сумму дохода?» При этом часто возникает вопрос о том, насколько справедливо распределяется это вознаграждение.
Вторым важным вопросом являются условия труда и то, что делается для их улучшения. И это даже не столько качество питания в столовой или размер монитора на столе, но в большей степени ясные и понятные бизнес-процессы, четкое выполнение приказов всеми подразделениями или понимание, через кого можно повлиять на коллег, которые упорно не выполняют свою задачу в срок.
Немалый интерес у персонала вызывают и перспективы карьерного роста внутри компании, а также надежность самой компании. Подчас сотрудникам интересна перспектива того, как компания относится к своим «ветеранам» (в том числе после их ухода на пенсию).
Как может быть организована политика компании, чтобы бизнес стал прозрачным, в том числе и для персонала?

Как же достичь результата?
Мало просто достичь ясности бизнес-процессов для топ-менеджмента и партнеров. Чрезвычайно важно правильно донести эту информацию до сотрудников. Поскольку именно доступность этой информации позволяет сделать ее работающим инструментом мотивации персонала компании. Как транслировать эту информацию сотрудникам? Во-первых, можно издать приказ и вывесить его на доске приказов. Чем хорош этот способ? Затраты – минимальные, а качество донесения информации полностью подконтрольно руководству. Чем он плох? Приказы читают не все. Кроме того, зачастую для человека важен не только приказ, но и его трактовка, а также применение к различным реальным случаям из жизни, то есть комментарии к приказу.
Решить задачу трактовки информации, ее правильного истолкования и донесения до сотрудников помогает внутренняя (корпоративная) пресса. Это может быть местная многотиражка, корпоративный бюллетень или внутренний сайт компании. Плюсы использования этих ресурсов очевидны: они позволяют уделить место и внимание не только формальному тексту приказа, но и всем вариантам его применения в ежедневной практике компании. Помимо этого, в статью, опубликованную во внутренней газете, можно добавить фотографии или другие иллюстрации и тем самым сделать доходчивость материала еще выше. Есть ли минусы у этой формы общения с персоналом? К сожалению, да. Во-первых, для регулярного выпуска корпоративного издания или поддержки внутреннего сайта компании потребуется содержать штат грамотных специалистов по внутреннему PR. К тому же нужно обеспечивать распространение печатных материалов или доступ сотрудников во внутреннюю сеть. Во-вторых, получать обратную связь от персонала о степени удовлетворенности происходящим в компании через такие источники очень трудно.
Если компания всерьез озабочена повышением своей прозрачности для персонала, ей понадобятся регулярные и системные мероприятия, которые может организовывать HR-департамент или другое подразделение. Это могут быть семинары, конференции, практикумы, на которых менеджеры знакомятся со всеми аспектами политики компании. Такие мероприятия (особенно если на них присутствует руководящее звено компании) вовлекают менеджеров в жизнь организации, благоприятно сказываются на их мотивации и лояльности предприятию, а также позволяют грамотно транслировать ключевые установки и ценности компании своим непосредственным подчиненным.

Что посеешь…
С точки зрения работы с персоналом, хорошо организованная система обмена информацией не только повышает лояльность сотрудников и является важным ресурсом нематериальной мотивации, но и позволяет эффективнее использовать такие инструменты кадровой работы, как подбор персонала, работа с молодыми специалистами, подготовка кадрового резерва и повышение квалификации персонала.
Есть ли границы прозрачности для компаний? Безусловно, есть. Они могут быть обусловлены политикой безопасности, которой придерживается компания, обязательствами перед третьими лицами, кроме того, они могут корректироваться государственными и биржевыми регуляторами. Но основным критерием, по которому определяется «зона доступа», является прибыль. Если акционеры компании видят очевидные выгоды от повышения прозрачности бизнеса, именно тогда (и только тогда) они принимают решение взять курс на открытость.

ТОЧКА ЗРЕНИЯ

Анна МАСЛОВА,
директор департамента стратегического маркетинга
и коммуникаций компании
«Альянс РОСНО Управление Активами»:

Некоторые компании заранее не озвучивают размер бонусов для сотрудников. Такая система мотивации имеет ряд своих минусов: я бы назвала ее игрой "бинго", т.к. сумма бонусов остается на усмотрение руководства и сотрудник не может точно рассчитать свои доходы. Наша компания пошла по другому пути: в этом году была принята новая система мотивации. Она вполне прозрачна и понятна каждому сотруднику. Ее суть заключается в том, что с сотрудником подписывается соглашение, в котором прописывается сумма бонусов и KPIs (Key Perfomance Instruments - ключевые показатели эффективности), за их выполнение он получает премиальные. Это решение связано с корпоративной философией компании «Альянс РОСНО Управление Активами», основой которой является прозрачность. Таким образом, была создана понятная всем сотрудникам система премирования. Безусловно, нововведения повышают уровень лояльности персонала и способствуют притоку кадров.

Александр ГРЕБ,
руководитель пресс-службы
компании Ralf Ringer.
До недавнего времени информация о компании передавалась сотрудниками из уст в уста или печаталась в стенгазете. С расширением географии Ralf-а и увеличением числа персонала (сейчас в холдинге работают более 3,5 тысяч человек) потребовалось настоящее внутрикорпоративное бумажное издание. Газета стала выходить с середины 2006 года тиражом около 2-х тысяч экз. Регулярно читая «Время Ralf», люди чувствуют «биение жизни» корпоративного организма и воспринимают себя частью единого целого. Помимо традиционной новостной полосы, в ней есть рубрика «От первого лица», которую ведет Андрей Бережной, CEO компании. Периодически он доносит до персонала информацию обо всем, что происходит в холдинге. Когда генеральный директор открыто говорит на страницах издания о трудностях и путях их преодоления, ему люди верят больше, чем, скажем, линейному руководителю.
Одна из проблем больших компаний заключается в том, что люди часто не понимают, чем занимаются их коллеги из других отделов. От этого они начинают относиться к «соседям» с недоверием и в итоге работать менее эффективно. Если регулярно восполнять эту информационную нишу, можно «оживить» «чувство локтя», идею команды. Поэтому в каждом номере мы рассказываем о конкретных подразделениях (как производственных, так и непроизводственных - маркетинг, логистика и т.д.). Безусловно, газета должна меняться, отвечать на запросы времени. Сейчас она издается раз в месяц силами отделов PR и HR. Мне кажется, если вкладывать в нее больше ресурсов, сформировать редакцию, выпускать чаще (например, 2 раза в месяц), она будет лучше выполнять свои функции.

Вера ТОЦКАЯ,
PR-менеджер
компании PwC:
В PricewaterhouseCoopers принята политика открытости, поэтому у нас существует целый ряд каналов и форматов коммуникации между руководством и сотрудниками компании. Безусловно, наиболее используемым форматом коммуникации остается электронное письмо. Сотрудники регулярно получают рассылки, например, «Известия от управляющего партнера» (TSP Update)- ежемесячный бюллетень, включающий основные новости по ряду областей деятельности компании. К тому же в компании существует единый центр коммуникации – Your Connection. Это портал, который содержит справочную информацию по разным вопросам, полезные ссылки и новости. Помимо этого руководители компании, а также отдельные службы, регулярно информируют персонал о новостях, требующих оперативной коммуникации. В качестве примера таких рассылок можно привести письма по поводу назначений, извещения о начислении зарплат, изменениях в политике учета рабочего времени, анонс новогодней вечерники и т.п.. Также регулярно выпускаются «электронные советы» - информационные брошюры, посвященные интересным, актуальным темам, но не носящие новостного характера. Например, поднимались темы «Как бросить курить», «Как бороться со стрессом», «Межкультурные различия» и т.п.. После того как сообщение разослано, оно размещается на внутреннем портале Your Connection, который помимо новостей содержит справочную информацию о компании, внутренних службах, политиках и т.п..
Кроме электронных каналов мы используем для коммуникаций и офисное пространство, как правило, в качестве поддерживающего инструмента. Например, недавно проводилась кампания, посвященная продвижению здорового образа жизни среди сотрудников. Повсюду развешивались плакаты, призывающие сотрудников ходить пешком, а не ездить на лифте, посещать уроки йоги, которые бесплатно проводятся у нас в офисе, питаться салатами, а не сэндвичами и т.п..
Для общения сотрудников существует внутренняя система быстрых сообщений (наподобие ICQ), а также электронная база объявлений.