Необходимость замены сотрудника другим работником возникает, если сотрудник: взял очередной, учебный, административный отпуск; уехал в командировку; отсутствует в связи с болезнью; убыл для выполнения возложенных на него государственных или общественных обязанностей (участвует в суде в качестве присяжного заседателя, работает в избирательной комиссии и т. д.); не вышел на работу по каким-либо другим или невыясненным обстоятельствам. Оформляется это как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 60² ТК РФ).

Поскольку временное исполнение обязанностей – это дополнительная работа без освобождения от основной, его можно перепутать с совместительством. Чтобы этого избежать, воспользуйтесь таблицей.

Уговор дороже денег?

За исполнение обязанностей отсутствующего работника замещающему сотруднику производится доплата. Конкретный размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора (ст. 151 ТК РФ). При этом обязательно должны учитываться содержание и (или) объем дополнительной работы.

Таким образом, закон не устанавливает ни порядка расчета такой доплаты, ни минимального ее размера. Ранее размер указанной выплаты ограничивался 50 процентами тарифной ставки (оклада) отсутствующего работника, который мог распределяться между неограниченным числом лиц*. Однако данное правило в настоящий момент не применяется как противоречащее Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ). Но ничто не мешает при определении размера вознаграждения использовать ранее применявшиеся расчеты, если работнику они покажутся справедливыми.

Отвечаем на вопросы

От чего зависит размер доплаты? От сложности и количества выполняемой работы, от интенсивности труда в течение рабочего дня, а также от уникальности профессии (должности) отсутствующего сотрудника. Возьмите должностную инструкцию отсутствующего работника, посмотрите, какие обязанности вы возлагаете на временного заместителя. Определите процент данных обязанностей от полного функционала и на основании полученных данных рассчитайте цифру доплаты. Предложите ее замещающему сотруднику, если цифра справедлива, работник, скорее всего, согласится подписать дополнительное соглашение.

Пример

Директору фирмы потребовалось, чтобы в период отпуска архивариуса его работа выполнялась. Речь не шла о полной замене отсутствующего работника, а лишь о выполнении срочных неотложных дел. Такие дела составляли примерно одну четверть от вмененных в должностные обязанности архивариуса. Когда руководитель предложил секретарю временно исполнять необходимую часть работы, она согласилась. Предложенная начальством доплата в размере, равном 25 процентам оклада архивариуса, ее устроила.

В какой форме указывать сумму вознаграждения? Часто в дополнительных соглашениях можно увидеть такую фразу «Работодатель осуществляет выплату доплаты в размере 50 процентов должностного оклада временно отсутствующего работника пропорционально отработанному времени». В этом случае непонятно, какой же оклад у отсутствующего работника и какая сумма выплаты полагается замещающему. Чтобы не было проблем с Рострудинспекцией, придется знакомить сотрудника-заместителя со штатным расписанием организации, в котором указан должностной оклад временно неработающего коллеги. Поэтому лучше прописать в соглашении конкретную сумму доплаты, это избавит вас и от лишнего труда, и от проблем, связанных с разглашением размера заработной платы постороннему.

Можно ли распределить исполнение обязанностей одного работника между несколькими сотрудниками? Можно. Трудовой кодекс не содержит запрета для такого случая. Необходимо только с учетом максимальной пользы для производственного процесса распределить трудовые обязанности между коллегами и определить каждому доплату пропорционально выполняемому объему работы.

Нужно ли доплачивать заместителю руководителя, когда начальник в отъезде? Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника – это выполнение работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 60² ТК РФ). Заместителям же, как правило, в договор в качестве основного функционала включают и обязанности руководителя. Кроме того, при определении должностного оклада заместителя изначально учитываются сложность работы и необходимость периодически подменять начальника. Поэтому, если в трудовом договоре заместителя содержится условие о выполнении работы руководителя как своей основной, специально устанавливать ему доплату за временное исполнение обязанностей не нужно.

Оформляем документы

Некоторые специалисты кадровых служб сомневаются, можно ли оформлять замещение отсутствующего дворника, уборщика или курьера как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Или это называется совмещением? Нет, если речь идет об исполнении обязанностей отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, – это во всех случаях временное исполнение обязанностей. Будь то директор фирмы** или подсобный рабочий. Рассмотрим, как правильно следует при этом оформлять документы.

Итак, у вас работают уборщик производственных и служебных помещений Швеня О.А. и дворник Вавилов Д.В. Уборщик собирается в отпуск, и возникла необходимость оформить Вавилову Д.В. временное исполнение обязанностей. Разберем эту процедуру по шагам.

Шаг первый. Подписываем с дворником дополнительное соглашение к трудовому договору (образец ниже).

Шаг второй. Готовим приказ. Унифицированной формы для данного случая нет. Составляем приказ в свободной форме, не забывая внести в документ все необходимые реквизиты (образец).

Шаг третий. Необходим, если нужно досрочно отменить исполнение обязанностей. Допустим, работник отказывается продолжать трудиться. Тогда он должен за три рабочих дня письменно известить об этом работодателя (написать заявление). Если отказывается работодатель – готовится уведомление и вручается под роспись, также не позднее чем за три рабочих дня до снятия обязанностей.

Наша отдохнувшая Швеня О.А. возвращается из отпуска. Как оформить Вавилову Д.В. отмену доплаты? Ничего делать не надо: в дополнительном соглашении и приказе был указан срок возложения обязанностей и по истечении данного срока указанные условия не действуют.

---

* Пункт 10 постановления Совмина СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)».

** Об оформлении исполнения обязанностей руководителя фирмы, находящегося в командировке, мы рассказывали в № 8, 2007.

Автор - начальник отдела кадрового учета группы компаний «Белая Дача»