Пост сдал – пост принял

Если вы устраиваетесь на новую работу, то едва ли не самая главная проблема, которой вам придется озаботиться, – приемка дел от вашего предшественника. Допустим, вы устроились на работу в качестве бухгалтера. Естественно, вам надо знать, в каком состоянии бухгалтерское обслуживание, где находятся документы, когда была последняя проверка... Или вы претендуете на вакансию менеджера по продажам. Вам важно знать, каким товаром раньше здесь торговали и насколько успешно, где лучше искать возможных покупателей и прочее. Но получить ответы на вроде бы несложные вопросы оказывается порой делом затруднительным

Вот достаточно распространенная ситуация: на новом месте работы кадровик сообщает, что в курс дела вас должен ввести человек, которому вы пришли на смену. Но стоило вашему предшественнику переступить порог отдела кадров, как вы кожей почувствовали, что ничего хорошего общение с ним не сулит. Он заранее проникся презрением, злостью к чужаку. Ну что ж, у него на это есть причины:

1. Вполне возможно, этот человек совершенно не хочет уходить, но его увольняют. С какой стати он будет вам помогать? Он даже из мести предприятию хотел бы, чтобы у вас ничего не получилось.

2. Не исключено, что за время работы у вашего предшественника накопилось немало претензий к начальству. Он так и не успел их высказать. И злость на вас – это на самом деле злость на руководство предприятия, которое, как ему кажется, его не уважает.

3. Вы не понравились увольняющемуся сотруднику с самого начала. Просто не понравились внешне. Без объяснения причин. И он хотел бы доставить вам как можно больше хлопот.

***

Чтобы избежать неожиданностей, лучше уже во время первого собеседования уточнить, кто является вашим предшественником:

– мужчина это или женщина;

– сколько он (-а) работал (-а) до вас на этой должности;

– почему он (-а) увольняется;

– насколько лоялен он (-а) был (-а) к коллективу и к работодателю.

Конечно, все эти вопросы нужно задавать кадровику мягко, исподволь, чтобы он не увидел в вас неуверенности в себе, не заподозрил в вас шпиона. Вы всего лишь интересуетесь – и ничего больше.

Хорошо бы также спросить у кадровика:

– когда будет происходить передача дел;

– как долго она может продолжиться;

– как обычно в фирме происходит процедура передачи дел.

Например, вы устраиваетесь работником склада. Это значит, что человек, который до этого трудился на вашем месте, возможно, расскажет вам:

– что именно и где лежит, поведает об ассортименте, правилах хранения товаров;

– кто из поставщиков и когда привозит свой товар, как к нему относится;

– какой процент брака у того или иного поставщика и так далее.

Конечно, отчасти передача дел может напоминать банальное обучение в фирме, которое проводят для любого новичка. Однако есть различия. Так, профессии новичка учат обычно с нуля. А при передаче дел нового сотрудника информируют, каковы особенности работы по его должности в данной фирме, где что лежит, как что выглядит, как с кем общаться, кто из клиентов является более привередливым, а кто – менее и т. д.

В общем, процесс обучения всегда более трудоемкий, чем просто передача дел, он занимает больше времени и отнимает больше сил. Например, при обучении кассира с нуля нужно рассказывать новичку:

– устройство кассового аппарата;

– основные поломки и способы их устранения;

– как себя вести, если аппарат сломался, куда звонить и пр.

А вот при передаче дел достаточно указать:

– где находятся паспорт на кассу и другие документы, необходимые кассиру;

– какие проблемы могут возникнуть именно на этой кассовой машине и как их можно устранить быстрее, чем это описано в стандартных инструкциях и т. д.

***

Передача дел в зависимости от ситуации может занимать от 5 минут до нескольких месяцев. Бывают также случаи, когда передавать дела и вовсе нет необходимости. Например, если один грузчик пришел на смену другому, вряд ли между ними состоится долгий и содержательный разговор, который необходим, скажем, двум бухгалтерам при передаче дел.

Впрочем, многое зависит и от пресловутого человеческого фактора. Возможно, один грузчик просто покажет, где складывать одежду, где мыться – и даже не назовет это «передачей дел». А другой подойдет более ответственно к общению со своим преемником: расскажет, с какой стороны лучше подгонять машину того или иного тоннажа, кто из клиентов отказывается подъезжать слишком близко и как его надо уговаривать и т. д.

***

Однако может быть и такое, что вы, как новый в фирме специалист, в передаче дел очень нуждаетесь, а вам их никто не передает. Например, вы устроились инспектором по кадрам. Вам нужно знать, где находятся трудовые книжки, табеля учета рабочего времени, штатные расписания и еще масса вещей. Однако ваш предшественник как-то не торопится вам их показывать. В этом случае вы можете написать докладную записку руководству. При этом не стоит забывать о некоторых важных моментах:

– вам должны передать дела, однако этого не происходит;

– из-за затягивания передачи дел могут потеряться многие важные вещи;

– вы не берете на себя ответственность за те дела, которые вам так и не были переданы;

– отсутствие качественной передачи дел ведет к убыткам в фирме, угрозе штрафов, судебных исков, срывов поставок и прочим неприятным вещам.

Все это стоит указать в докладной записке.

***

Если ваш предшественник не хочет передавать вам дела или делает это крайне медленно и плохо, вы можете использовать стратегию кнута и пряника – например, объяснить, что быстро передать дела – это в его же интересах. Неплохо бы знать, в связи с чем он так затягивает этот процесс. Возможно, он боится, что вы обнаружите ошибки и сообщите о них его начальству.