Для чего автоматизировать бизнес-процесс

Случаи неудачной автоматизации предприятий встречаются достаточно часто. Поэтому прежде, чем приступить к этому весьма трудоемкому и дорогостоящему мероприятию, желательно понять, зачем вообще нужна автоматизация. И какие проблемы предполагается решить с ее помощью.

Процесс автоматизации предприятия специалисты обычно делят на несколько этапов:

1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр.

2. Определение фактических потребностей в автоматизации.

3. Подборка софт-решения или разработка специализированного софта.

4. Внедрение софта на предприятии и обучение персонала его использованию.

Причем первые два этапа по важности ничем не уступают последним.

Начать стоит с определения. Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. А бизнес-процесс с точки зрения информационных технологий - это устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией понимаются товары, услуги, решения, документы).

Обратите внимание: довольно часто при помощи автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.

Например, если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно, то автоматизация - это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления - никакая автоматизация здесь не поможет.

Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.

Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:

• Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).

   

• Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).

   

• Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить оставлять заявки через интернет).

   

• Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).

   

• Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.

   

На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!

Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:

• переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);

• проведение реформ или изменение принципов управления;

• неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;

• подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).

Следующий важный момент: нужно четко определить, какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Причем, небольшим компаниям сделать это несложно. Им нужно всего лишь проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов. Как правило, это подразделения, которые занимаются бухгалтерским и налоговым учетом, отвечают за движение товарно-материальных ценностей и т. п. Существуют "общепризнанные" процессы, вопроса о необходимости автоматизации которых обычно не возникает. Традиционно это бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют изначально, так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно доказано.

Еще один способ выяснить, что именно нужно автоматизировать: понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства может быть время выполнения процесса, его стоимость, качество (количество ошибок и сбоев). Например, планировать производство можно и вручную, без применения средств автоматизации. Но точность расчетов при этом, как правило, оставляет желать лучшего, а время их выполнения составляет около недели. К тому же ошибок при таком планировании возникает очень много. Да и финансовые расходы на "ручной" процесс оказываются неоправданно большими.

Только после этого можно переходить непосредственно к выбору автоматизированной системы.

Предпочтение обычно отдают той программе, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не станет препятствием для информационного роста в будущем. К сожалению, практически невозможно найти готовую систему, которая была бы способна на сто процентов удовлетворить потребности компании. Поэтому остается выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.

Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие, с набором типовых настроек (например, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие, с возможностью изменять их функции (например, 1C, Microsoft Axapta). Такое деление распространяется на все программы - от простых решений для локальных задач до комплексных систем автоматизации работы крупных предприятий.

Специалисты рекомендуют: чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших двух-четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно примерять жесткие системы, в том числе и западные. У них есть неоспоримое преимущество - это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако, остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена "подстроить" свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда. Если же бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на их основе могут быть реализованы уже готовые решения.

А в заключение хочется отметить: для того, чтобы вывести компанию на принципиально новый уровень эффективности, необходимо получить достоверное представление о том, что в ней происходит. Если собственными силами это сделать не удается, имеет смысл обратиться к бизнес-аналитикам. Ведь стоимость их услуг окажется в итоге гораздо ниже, чем убытки от неудачной автоматизации!