Как сдавать сведения о работниках в Пенсионный фонд

Ответы специалистов на восемь самых часто задаваемых вопросов

До какого числа нужно сдать сведения за 2007 год?

До 3 марта. Установленный законом срок подачи сведений по персонифицированному учету - 1 марта - в этом году приходится на выходной день. Поэтому последний день для сдачи отчетности - 3 марта. «УНП» это подтвердили в Пенсионном фонде.

Обязательно ли представлять сведения в электронном виде?

Нет. Как представлять сведения - в бумажном или электронном виде (на дискете или через интернет), решать вам (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ, п. 6, 13, 14 инструкции, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.06 № 192п). На практике при сдаче отчетности на бумаге настаивают на представлении этих данных на дискете. Однако это право компании, а не обязанность, и отказать в приеме бумажных документов у отделения Пенсионного фонда нет оснований.

Выплат в пользу работников в 2007 году не было. Нужно ли нам подавать персонифицированные сведения?

Нет, не нужно. Достаточно направить в территориальное отделение фонда письмо в произвольной форме, в котором сообщить, что ваша компания в прошлом году не вела деятельности, вознаграждения работникам не выплачивала, поэтому персонифицированные сведения не представляет. В письме желательно привести перечень принятых на работу сотрудников и указать номера их страховых свидетельств. А также приложить к нему письмо из банка о движении денег на расчетном счете (подтверждающее, что ваша компания не выплачивала зарплату). На практике иногда требуют представить нулевую ведомость уплаты пенсионных взносов по форме АДВ-11 или декларацию по пенсионным взносам.

Есть иностранные работники. Подавать ли по ним сведения?

Да, если у них есть разрешение на временное проживание или вид на жительство и страховое свидетельство. Только в этом случае с выплат в пользу иностранцев компания должна перечислять взносы в ПФР.

Нужно ли подавать сведения по сотруднице, которая была в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет?

Да, нужно. Несмотря на то что с выплат в пользу сотрудницы (пособия по уходу за ребенком) взносы на обязательное пенсионное страхование не начислялись, за ней за весь этот период сохранится страховой стаж, дающий право на пенсионное обеспечение в будущем (подп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ). Поэтому вам нужно подать на сотрудницу сведения по форме СЗВ-4-1.

Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до трех лет. Подавать ли по ней сведения?

Нет. Ведь с выплат в пользу такой сотрудницы страховые взносы в ПФР не перечисляются, а период отпуска по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет не включается в страховой стаж.

В ближайшее время мы планируем ликвидировать компанию. Должны ли мы предварительно представить сведения по персонифицированному учету за 2007 год?

Да, конечно. Причем сделать это нужно до того, как вы подадите в налоговую инспекцию заявление о ликвидации компании (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). То есть не дожидаясь истечения срока представления персонифицированных сведений - 3 марта.

На какую сумму могут оштрафовать за опоздание с представлением сведений?

За непредставление сведений, а также их подачу не в полном объеме компании грозит штраф в размере 10 процентов от суммы пенсионных взносов, начисленных за год. Сумма санкций определяется только исходя из взносов за работников, по которым сведения не были представлены (письмо ПФР от 28.06.06 № КА-09-26/6784).