Как контролировать сотрудников

Практически все руководители хотят знать, что делают сотрудники в рабочее время. Ведь бесконтрольность и свободный доступ к ресурсам могут спровоцировать различные виды злоупотреблений со стороны персонала. Главное в этом деле - соблюсти баланс между уважением и доверием с одной стороны и четким контролем с другой.

По статистике, 70% всех убытков предприятий, связанных с различным воровством, происходит по вине сотрудников или при их участии. При этом подавляющее количество нарушений совершают люди, отработавшие в компании более одного года, и ранее не замеченные в подобных нарушениях. Ведь работая продолжительное время на предприятии, сотрудник знакомится с системой учета, контроля и безопасности, принятой в ней, и в дальнейшем может использовать эти знания в своих целях.

Конечно, воровство - это крайний вариант. Есть ряд более "мелких", но не менее неприятных для организации, моментов.

Наиболее типичные виды злоупотреблений со стороны персонала:

• "разбазаривание" рабочего времени;

   

• эксплуатация казенного оборудования в личных целях;

   

• нарушение норм корпоративной культуры;

   

• воровство наличности из кассы, чеков, использование наличности не по назначению, фальсификация кассовых денег и сумм на банковских счетах, подделка чеков;

   

• кража оборудования и инвентаря;

   

• сговор с клиентами, поставщиками, покупателями (завышение цен, искусственное их вздувание, использование подставных поставщиков);

   

• "откаты" (предоставление заказов за вознаграждение);

   

• фальсификация записей и отчетности для покрытия недостач, фальсификация отчетов по командировкам;

   

• несанкционированная продажа имущества фирмы;

   

• оплата труда несуществующим лицам и иные махинации по выплате зарплаты.

   

По мнению специалистов по управлению персоналом, только 30% сотрудников при любых обстоятельствах не предадут фирму. 50% готовы нарушить закон, если они будут уверены в своей безнаказанности или знают, что их ждет мягкое наказание, и оставшиеся 20% готовы нарушить закон при любых обстоятельствах.

Понятно, что, учитывая все вышесказанное, руководство многих компаний начинает строго контролировать свой персонал. В 2003 г. эксперты American Management Association и The ePolicy Institute провели обзор систем наблюдения за сотрудниками. Из 1627 опрошенных руководителей 82% признались, что используют те или иные формы электронного контроля или физического наблюдения: в 63% компаний отслеживают обращение к интернет-ресурсам, а около 47% компаний просматривают электронную почту своих сотрудников. Подобных данных по России, к сожалению, нет. Но, по мнению специалистов, у нас примерно такое же положение дел.

Основными методами, используемыми на российских предприятиях для контроля над сотрудниками, являются следующие:

Метод 1. Подбор (отсев) кадров

Первым шагом на пути контроля является процедура подбора и проверки кандидатов. Однако, проблема заключается в том, что специалисты по управлению персоналом даже при использовании самых современных методов психологии не в состоянии однозначно ответить на вопрос, будет ли тот или иной сотрудник в дальнейшем использовать свое положение в корыстных целях. Выявить таких людей бывает очень сложно, так как при приеме на работу стандартные проверки обычно не дают результатов. Да и на бывшем месте работы предпочитают расставаться, не афишируя выявленных фактов, боясь повредить репутации компании, или не желая ввязываться в долгие судебные разбирательства.

Метод 2. Видеонаблюдение

Системы видеонаблюдения на предприятиях бывают двух типов: открытые и скрытые.

В первом случае работники знают, что за их действиями наблюдают, стараются максимально полно выполнять возложенные на них функции и избегать злоупотреблений. Однако, здесь немаловажную роль играет психологический фактор: сотрудники могут скованно себя чувствовать, испытывать дискомфорт и т.п. В итоге работодатель может лишиться эффективной работы конкретного работника или подразделения в целом.

При скрытой системе персонал не подозревает о наличии видеонаблюдения и ведет себя свободно. В то же время руководитель владеет информацией не только о деятельности каждого сотрудника, но и о его манере поведения, психологии мышления и прочих личностных характеристиках, на основании чего может сделать определенные выводы. Но в этом случае начальство сильно рискует: если сотрудники каким-то образом узнают о том, что за ними тайно наблюдают, они могут расценить это как оскорбление. В результате - потеря лояльности даже самых верных работников.

Метод 3. Автоматизированный учет рабочего времени

Существующие сегодня на рынке электронные системы учета и регистрации рабочего времени без труда позволяют вычислить, например, сколько времени из 8 часов рабочего дня конкретный сотрудник потратил на обед, нахождение вне рабочего места, курилке, когда покинул рабочее место.

Системы контроля доступа (СКД) помимо выполнения функции ограничения доступа позволяют решить вопросы безопасности и дисциплины, назначить каждому сотруднику индивидуальный временной график работы, сохранить и затем просмотреть информацию о событиях за день, автоматизировать кадровый и бухгалтерский учет, создать автоматизированное рабочее место охранника и т.д.

Метод 4. Прослушивание и запись телефонных разговоров

Современные системы позволяют суммировать время разговоров сотрудников в течение рабочего дня, контролировать время неслужебных международных и междугородних переговоров. Например, цифровые многоканальные системы предназначены для записи, регистрации, архивирования и документирования телефонных переговоров и аудиосигналов.

Использование систем помогает избежать:

• Проявления некомпетентности и грубости сотрудников в общении с клиентами

   

• Утечки конфиденциальной информации о предприятии

   

• Недобросовестности менеджеров, агентов и других работников при обсуждении с клиентами финансовых вопросов и ведении деловых переговоров

   

О прослушивании разговоров, как о видеонаблюдении, сотрудников лучше предупреждать изначально. К тому же сам факт возможного контроля со стороны руководства будет стимулировать каждого работника тщательнее относиться к своим служебным обязанностям, корректно общаться с клиентами. Использование служебного телефона в личных целях практически исключится, сократятся затраты на оплату переговоров, особенно междугородних, телефонные линии разгрузятся от неслужебных разговоров.

Метод 5. Просмотр электронной почты

Самый сложный вопрос - законность мониторинга электронной корреспонденции персонала. Здесь нужно четко разделять личные почтовые ящики и корпоративную почту. Просмотр личных почтовых ящиков однозначно незаконен. Алексей Паршиков, адвокат коллегии адвокатов "Князев и партнеры", специалист в вопросах трудового права, говорит, что за несанкционированный просмотр личной электронной почты в России предусмотрена уголовная ответственность (ст. 137, 138 УК). Поэтому во многих организациях вводят запрет на пользование личной почтой на рабочем месте. И с помощью ограничения доступа делают это технически невозможным.

Другое дело - почта корпоративная. Если следовать не моральным и этическим принципам, а сухой букве закона, то просмотр писем сотрудников не является нарушением их прав. "По формальным признакам просмотр служебной электронной почты подпадает под действие статьи 138 Уголовного кодекса, - поясняет Андрей Паршиков. - Но служебная почта - это один из "инструментов" (наряду с компьютером, факсом, ксероксом и т.д.), которые предоставляются работнику для выполнения им своих должностных обязанностей". Поэтому, по мнению Алексея Паршикова, просмотр служебной корреспонденции не является ущемлением прав гражданина и не может повлечь за собой какой-либо ответственности со стороны руководителя. Однако работник должен быть поставлен в известность о возможном мониторинге. Лучше всего, если мониторинг служебной корреспонденции выделяется отдельным пунктом в трудовом договоре, который подписывает каждый сотрудник.

Метод 6. Контроль работы компьютера

Существует ряд специальных программ, предназначенных для сбора, хранения и анализа статистики работы компьютера. Они осуществляют исчерпывающий контроль над всеми действиями всех пользователей компьютера. Например, контроль за работой с интернет по серверам или по сайтам. Естественно, такие программы используются на большинстве российских предприятий. Что вполне оправданно и никоим образом не нарушает права сотрудников.

Метод 7. Слежка за мобильными телефонами

Это достаточно экзотический метод, да и законность его использования - под большим вопросом. Тем не менее, такая слежка дает руководству много преимуществ, начиная от знания того, застрял ли работник в баре, а не в автомобильной пробке, и заканчивая возможностью быстро отыскать конкретного сотрудника и при необходимости переместить его в другое место. Кроме того, слежение позволяет проверять, действительно ли работники перемещаются по служебным делам по кратчайшему маршруту и насколько обоснованы транспортные расходы, заявляемые ими. Особенно актуальна данная технология для транспортных фирм и служб доставки.

Однако, при контролировании сотрудников руководство должно выполнять ряд правил:

• Уведомлять сотрудников, что их будут контролировать.

   

• Объяснять необходимость такого контроля.

   

• Установливать четкие правила того, что будет контролироваться, и определять виды надзора.

   

• Ограничивать доступ к определенным ресурсам для всех сотрудников независимо от занимаемой должности.

   

• Четко определять меры наказания за нарушение установленных правил.

   

Только при выполнении всех вышеперечисленных пунктов система контроля будет работать эффективно.

А в заключение хочется отметить, что работодатель, ведущий тотальный контроль за персоналом, конечно же, получает экономию технических ресурсов, отчеты по использованию оборудования и рабочего времени и возможность предотвратить различные нарушения. Однако, и теряет он многое. Например, лояльность, атмосферу доверия и свободно мыслящих сотрудников. Поэтому в деле контроля, как и в любом другом, все-таки стоит соблюдать меру. И придерживаться "золотой середины".